Guía · Compra
Lista de verificación para comprar software de la oficina de banquetes
Escrito por una persona que dirige operaciones de banquetes en un hotel ·
Antes de comprar software para la oficina de banquetes, pruébelo con una semana real de sus propias órdenes de evento y haga quince preguntas: cómo entran las órdenes, qué pasa cuando cambian, si sobreviven las correcciones hechas a mano, cómo se calcula el personal, qué se imprime, qué idiomas recibe su equipo y cómo puede probarlo. La lista de abajo se puede imprimir y sirve para cualquier herramienta, incluida la nuestra.
Prueba de 14 días sin tarjetaEnglish · Español
Primero, ¿qué tipo de software necesita?
El software para banquetes cae en unos cuantos grupos, y muchas herramientas los mezclan:
- Sistemas de ventas y catering: toman la reservación, guardan al cliente y redactan la orden de evento de banquete (BEO).
- Herramientas de operaciones: toman la BEO y ejecutan el evento con ella: hojas del día, etiquetas, personal, horario.
- Programadores de turnos generales: arman turnos para cualquier negocio, pero no leen órdenes de evento.
Si su hotel imprime órdenes de evento, ya tiene el primero. Las preguntas de abajo son para el lado de operaciones, donde está el software de personal para banquetes: lo que pasa después de imprimir la BEO.
La lista
Imprímala, llévela a cada demostración y anote las respuestas.
Cómo entran las órdenes
- ¿Puede leer las órdenes de evento que ya imprimimos, tal como están? Pregunte si lee PDF, también páginas escaneadas, y si una orden con varios eventos se vuelve varios eventos.
- ¿Hay que conectarlo a nuestro sistema de ventas? Una conexión significa trabajo para su equipo de sistemas. Pregunte si puede trabajar con un PDF o una exportación en hoja de cálculo.
- ¿Podemos revisar lo que leyó contra la página original? Pida ver un evento junto a la página de la que salió, y qué pasa con un campo del que no estaba seguro.
Cuando las cosas cambian
- ¿Qué pasa cuando llega una orden revisada el jueves? Pregunte si compara la versión nueva con la anterior campo por campo, o si solo la reemplaza.
- ¿Una corrección escrita a mano sobrevive a la siguiente carga? Si la respuesta es no, alguien la va a volver a escribir cada semana.
- ¿Qué pasa con las hojas que ya se imprimieron? Pregunte si las impresiones viejas se guardan y se marcan como desactualizadas, o si se reemplazan sin aviso, y si la reimpresión muestra lo que cambió.
- ¿Podemos deshacer una carga? Los errores pasan a las 6:00 am.
Personal y horario
- ¿El personal sale de nuestras proporciones o de las del proveedor? Pida cambiar una proporción en la demostración y ver cómo cambia el equipo.
- ¿Alguna vez baja el personal por debajo de las personas ya asignadas cuando baja un conteo? No debería hacerlo sin avisar.
- ¿Los controles de horario avisan o bloquean? Los controles de horas y descansos que bloquean a un gerente a las 11:00 pm suelen terminar apagados. Pregunte si avisan, y si una excepción guarda el motivo.
- ¿Cómo recibe el personal sus turnos? ¿Una app que instalar, un enlace en el navegador, una hoja impresa? ¿Pueden confirmar, rechazar y avisar que no pueden venir?
Papeleo y etiquetas
- ¿Qué imprime y en qué papel? La hoja del día, los paquetes por evento, las etiquetas del buffet con alérgenos, las tarjetas de junta previa. Pida una prueba en papel normal antes de comprar cartulina.
- ¿Quién decide qué lleva un platillo? La información de alérgenos solo debe imprimirse cuando alguien del hotel la confirmó.
Idiomas, datos y prueba
- ¿Qué idiomas recibe cada persona? Si su equipo trabaja en inglés y español, pregunte si cada persona elige su idioma, y si los nombres de los alérgenos salen de una lista fija y revisada o de una traducción automática.
- ¿Podemos probarlo con nuestra propia semana antes de pagar? Pregunte cuánto dura la prueba, si piden tarjeta y qué incluye. Y pregunte quién puede ver los datos de su hotel.
Cómo hacer la prueba
- Use una semana real y ocupada, no una tranquila. En los cambios es donde las herramientas se diferencian.
- Que la haga quien hoy hace el papeleo, no quien firma el contrato.
- Haga un cambio a propósito a mitad de semana: mueva una garantía, cambie un salón. Vea qué le pasa a la hoja impresa.
- Imprima todo primero en papel normal.
- Mantenga su proceso actual en paralelo hasta que el nuevo lo iguale durante una semana completa.
Use datos de prueba o ficticios en cualquier herramienta hasta estar seguro de cómo se manejan los datos de su hotel; las políticas de su hotel van primero.
Cómo responde Hotelwright
Escribimos esta lista para que sirva con cualquier herramienta, así que aquí van nuestras respuestas, sin rodeos:
| Pregunta | Hotelwright |
|---|---|
| 1. Lee las órdenes que imprimimos | Sí: PDF, con páginas escaneadas, y exportaciones en hoja de cálculo con las columnas emparejadas una vez. Una orden con varios eventos se vuelve varios eventos. |
| 2. Conexión | No. Nada que instalar ni conectar. No hay integraciones en vivo con sistemas de reservaciones ni de horarios. |
| 3. Revisar contra la página | Cada evento aparece junto a su página de origen; los campos dudosos se resaltan; nada cuenta hasta que usted lo confirma. |
| 4. Órdenes revisadas | Una nueva carga se compara campo por campo; las líneas sin cambio se quedan igual; un aviso de cambio puede aplicarse a un solo evento. |
| 5. Correcciones a mano | Sí sobreviven. Un valor que fijó una persona o un aviso nunca se sobrescribe; aparece el conflicto y usted elige. |
| 6. Hojas impresas | Se guardan con su hora y se marcan como Desactualizadas; la reimpresión resalta lo que cambió. |
| 7. Deshacer | Antes de cada carga y aviso de cambio se guarda un punto de restauración. |
| 8. Nuestras proporciones | Sí, en el plan Equipo; cada proporción es un ajuste. |
| 9. Nunca por debajo de lo asignado | Un cambio de conteo recalcula solo los conteos que nadie fijó a mano, y el recálculo nunca deja un conteo por debajo de las personas ya asignadas. |
| 10. Avisar o bloquear | Los controles de horario avisan; nunca bloquean. Puede asignar a la persona de todos modos, y el motivo que da queda registrado. |
| 11. Turnos del personal | Plan Equipo: un enlace en el navegador del teléfono, sin app; confirmar, rechazar, disponibilidad, avisos de que no pueden venir. |
| 12. Qué imprime | Hoja diaria de eventos, paquetes de impresión, etiquetas de buffet y tarjetas de estación (Papeleo); tarjetas de junta previa (Equipo). Se ofrece una prueba en papel normal antes de usar cartulina. |
| 13. Alérgenos | Los alérgenos empiezan sin confirmar; la línea "Contiene" solo se imprime cuando alguien los confirma. |
| 14. Idiomas | Cada persona elige inglés o español. Los textos de alérgenos y dietas salen de un diccionario fijo, nunca de una traducción automática. |
| 15. Prueba y datos | Prueba de 14 días, sin tarjeta, con todo el plan Equipo. Solo las personas que usted invita ven los datos de su hotel. Si la lectura con IA está activada, las páginas de órdenes de evento que sube (y el texto del menú, si las sugerencias de traducción están activadas) van al proveedor de IA para leerlas en campos; puede desactivarla. |
Lo que no hace: redactar BEO, tomar reservaciones, mandar contratos, cobrar a clientes ni hacer la nómina. Los planes son Papeleo y Equipo, por hotel; vea la página principal.
Preguntas
Lo que preguntan los gerentes de banquetes.
¿Qué debo buscar en un software para banquetes?
Para el lado de operaciones: que lea las órdenes que ya imprime, que maneje los cambios de mitad de semana sin perder las correcciones a mano, que calcule el personal con sus propias proporciones, que imprima lo que usa el piso y que cada persona tenga su idioma. Pruébelo con una semana real antes de comprar.
¿Tengo que reemplazar nuestro sistema de ventas y catering?
No para un software de operaciones. Puede quedarse con el sistema de ventas que redacta la BEO y agregar una herramienta que la lee.
¿Cuánto debe durar una prueba?
Lo suficiente para trabajar una semana ocupada, con al menos un cambio. Dos semanas le dan espacio para repetirla.
¿Los controles de horario deben bloquear un horario?
A nuestro parecer, no. Un control que bloquea suele terminar apagado. Uno que avisa, y guarda el motivo cuando alguien hace una excepción, deja al gerente al mando.