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De las BEO a un horario de personal de banquetes
Escrito por una persona que dirige operaciones de banquetes en un hotel
Domingo en la noche, cuarenta órdenes de evento y un horario que hay que tener listo el miércoles. Así le lleva Hotelwright de los PDF que ya imprime su sistema de reservas a un horario publicado, y lo mantiene al día cuando llega el cambio del jueves. Hotelwright no redacta las BEO; eso lo sigue haciendo su sistema de ventas o de catering. Hotelwright las lee.
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Paso 1: Suba las órdenes de evento tal como vienen
Exporte las BEO de la semana desde su sistema de reservas en un solo PDF, con páginas escaneadas incluidas, y súbalo. Cada página se lee en los campos con los que usted arma el personal: número de orden, cliente, salón, horas de montaje, inicio, fin y desmontaje, número esperado y garantía, tipo de servicio, tiempos, barras, comidas especiales y mesas VIP. Una orden puede tener varios eventos; cada uno queda por separado.
¿No hay PDF? Importe la hoja de cálculo que exporta su sistema de reservas (empareje las columnas una vez y queda guardado) o agregue el evento a mano.
Paso 2: Revise junto a la página
Cada evento aparece al lado de la página de donde salió. Lo que no se leyó con seguridad queda resaltado, y nada cuenta hasta que usted lo confirma. Los salones se emparejan con su propia lista, incluidos los apodos, así que "Grand Ballrm" queda en Grand Ballroom.
Corrija un campo ahí mismo y queda suyo: una carga posterior nunca sobrescribe lo que fijó una persona.
Paso 3: Planee, asigne, publique
Planee la semana y cada evento recibe su equipo según sus proporciones: meseros, bartenders, garroteros, capitanes y montajistas, con horas de llamada y salida según sus márgenes (por defecto los meseros llegan 120 minutos antes del inicio, y los montajistas según las horas de montaje y desmontaje). Asigne con el Orden sugerido y publique un día o la semana completa.
Con el plan Equipo, cada persona recibe sus turnos en el teléfono, en inglés o español, y confirma con un toque. Con el plan Personal, imprima el horario o cópielo como texto para el chat del grupo.
Cuando la BEO cambia a mitad de semana
Los cambios son el verdadero trabajo. Aplique un aviso de cambio a un solo evento, o suba la semana corregida y Hotelwright la compara campo por campo. Lo que no cambió se queda igual. Un campo que fijó usted o un aviso nunca se sobrescribe sin avisar: aparece como conflicto, con cada valor y quién lo puso, y usted elige.
Si la garantía pasa de 80 a 95, solo se recalculan los conteos que usted no ha fijado, y nunca bajan de las personas ya asignadas. Lo que ya se imprimió se marca como Desactualizado y se guarda, y la nueva impresión resalta lo que cambió.
Lo que no hace
No hace la nómina ni reemplaza su reloj checador. Exporte los turnos a 7shifts o When I Work, saque un archivo CSV o Excel genérico, o use la vista para copiar en los sistemas donde se escribe a mano. Las horas y las alertas de horas extra salen del horario programado, no de las checadas.
Preguntas
Lo que preguntan los gerentes de banquetes.
¿Qué es una BEO?
Una orden de evento de banquetes (BEO), también llamada orden de evento u hoja de función, es el documento que ventas envía a operaciones para cada evento: salón, horas, conteos, menú, montaje y notas. Hotelwright lee las BEO que su sistema ya imprime; no las redacta.
¿Hay que conectar nuestro sistema de reservas?
No. Hotelwright lee el PDF o la hoja de cálculo que su sistema ya produce. No hay nada que instalar ni conectar.
¿Y si una página no se puede leer?
Esa página queda marcada como no leída y el resto del archivo sigue. El PDF original siempre se guarda, y ese evento se puede escribir a mano.
¿Puedo deshacer una carga?
Sí. Antes de cada carga y de cada aviso de cambio se guarda un punto de restauración. Un gerente puede volver a él, y la restauración también queda registrada.