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¿Hoja de cálculo o software para el papeleo de banquetes?
Escrito por una persona que dirige operaciones de banquetes en un hotel ·
Una hoja de cálculo basta para el papeleo de banquetes cuando la semana es chica y las órdenes casi no cambian. Empieza a costar cuando las órdenes cambian a mitad de semana, cuando varias personas imprimen de copias distintas, cuando las etiquetas de alérgenos se vuelven a escribir a mano o cuando el equipo necesita el horario en dos idiomas. Ahí es donde un software hecho para leer sus órdenes de evento se gana su lugar.
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Lo que la hoja de cálculo hace bien
Hay que ser justos. Una hoja de cálculo:
- No cuesta nada extra y todos en la oficina pueden abrirla
- Se adapta a cualquier diseño que quiera su hotel
- No necesita capacitación, ni accesos, ni aprobación de sistemas
- Funciona bien en una semana ligera: unos cuantos eventos, una sola persona con el papeleo, pocos cambios
Si así es su oficina de banquetes, quédese con ella. Nuestra plantilla de horario del personal de banquetes, gratis, se imprime tal cual o se copia a una hoja de cálculo, y la guía de la Hoja diaria de eventos dice qué debe llevar la hoja del día.
Dónde empieza a costar
El problema no es la hoja de cálculo. Es todo lo que se vuelve a escribir a su alrededor. Fíjese en esto:
1. Cada orden se escribe dos o tres veces. La orden sale del sistema de ventas como PDF. Alguien la escribe en la hoja del día, otra vez en la plantilla de etiquetas, otra vez en el horario. Cada copia es una oportunidad para que un conteo o una hora se desvíe.
2. Cambios a mitad de semana. La garantía se mueve el jueves. ¿Qué celdas cambian? ¿Quién tiene la impresión vieja? ¿La etiqueta sigue bien? Una hoja de cálculo no sabe qué se imprimió, así que nadie puede saber por el papel cuál copia es la vigente.
3. Las correcciones a mano se pierden. Alguien corrige a mano un salón o un conteo. La semana siguiente la hoja se arma desde cero y la corrección desaparece.
4. Las etiquetas de alérgenos se vuelven a escribir. Cada vez que se reescribe una línea de alérgenos se puede perder uno. Las etiquetas necesitan una línea "Contiene" que alguien revisó, no una copiada del archivo de la semana pasada.
5. El personal se calcula de memoria. Las proporciones viven en la cabeza de alguien o en una fórmula que nadie más entiende. Cuando esa persona descansa, el equipo se adivina.
6. Dos idiomas son dos archivos. Si parte del equipo lee más rápido en español, alguien lleva una segunda versión, y las dos se separan.
7. Solo una persona sabe cómo funciona. Cuando la dueña de la hoja está de vacaciones, la oficina de banquetes se frena.
Si tres o más de estos pasan cada semana, la hoja de cálculo le está costando más de lo que parece.
Qué debe agregar un software (y qué no)
Un software para este trabajo debe quitar la reescritura, no agregar otro sistema que alimentar:
- Leer las órdenes que ya imprime. Sin volver a capturar, sin conectarse a su sistema de ventas.
- Dejarle revisar lo que leyó contra la página original.
- Respetar las correcciones a mano en las cargas siguientes.
- Saber qué se imprimió, marcar las impresiones viejas como desactualizadas y mostrar lo que cambió en la reimpresión.
- Calcular el personal con sus propias proporciones, y avisar de problemas sin bloquearle.
- Imprimir lo que usa el piso: la hoja del día, los paquetes, las etiquetas.
- Darle a cada persona su idioma.
No debe obligar a ventas a cambiar cómo redacta la orden, ni imponer un diseño que sus capitanes tengan que volver a aprender.
Para una lista completa de preguntas para una demostración, vea la lista para elegir software de la oficina de banquetes.
Lado a lado
| Trabajo | Hoja de cálculo | Hotelwright |
|---|---|---|
| Entrada de órdenes | Se escribe a mano desde el PDF | Lee los PDF de BEO que imprime (con páginas escaneadas) o una exportación en hoja de cálculo; usted revisa cada evento junto a su página |
| La hoja del día | Hecha a mano, una pestaña por día | La Hoja diaria de eventos, hecha con las órdenes confirmadas |
| Un cambio a mitad de semana | Buscar las celdas, corregir, reimprimir y esperar | Suba la revisión o edite el campo; las impresiones viejas se marcan como Desactualizadas y se guardan; la reimpresión resalta los cambios |
| Correcciones a mano | Se pierden al rehacer la hoja | Un valor que fijó una persona nunca se sobrescribe con una carga posterior |
| Etiquetas del buffet | Se reescriben en una plantilla | Las etiquetas salen de los mismos datos; la línea "Contiene" solo se imprime cuando alguien confirma los alérgenos |
| Personal | Cálculo de memoria o una fórmula privada | Plan Equipo: se calcula con sus proporciones; los controles de horario avisan, nunca bloquean |
| Turnos al personal | Impresión o chat de grupo | Plan Equipo: un enlace en el teléfono de cada persona, en inglés o español |
| Costo | Ya pagado | Plan Papeleo o plan Equipo, por hotel; vea la página principal |
Un camino intermedio
No tiene que cambiar todo de una vez. Puede empezar solo con el papeleo (la hoja del día y las etiquetas) y dejar el horario donde está. El plan Papeleo de Hotelwright cubre eso. Si después quiere el cálculo del personal y el horario publicado, el plan Equipo los agrega. En el plan Equipo, los turnos también se pueden exportar como archivo CSV o Excel genérico, o con las columnas de 7shifts o When I Work, si su hotel se queda con otro programador de turnos.
Pruébelo con una semana
Cada hotel nuevo recibe una prueba de 14 días, sin tarjeta, con todo el plan Equipo. Suba una semana real de órdenes de evento y compare el resultado con su hoja de cálculo, lado a lado. Mantenga la hoja de cálculo hasta quedar satisfecho.
Preguntas
Lo que preguntan los gerentes de banquetes.
¿Basta Excel para el horario de banquetes?
Para una semana ligera con pocos cambios y una sola persona en el papeleo, sí. Se vuelve caro cuando las órdenes cambian a mitad de semana, cuando varias personas imprimen de copias distintas o cuando las etiquetas y los horarios se reescriben a mano.
¿Podemos quedarnos con nuestra hoja de cálculo y usar Hotelwright?
Sí. Hotelwright puede importar una exportación en hoja de cálculo de su sistema de reservaciones, con las columnas emparejadas una vez, y en el plan Equipo los turnos se exportan como CSV o Excel.
¿Cambiar significa cambiar cómo ventas redacta la BEO?
No. Hotelwright lee las órdenes que su sistema de ventas ya imprime. Ventas sigue igual.
¿Cuál es la forma más sencilla de empezar?
Empiece con las plantillas gratis. Si el problema es volver a escribir, el plan Papeleo cubre la hoja del día, los paquetes y las etiquetas sin las funciones de personal.