Plantilla de reporte después del evento para banquetes

Por qué importa el reporte

La BEO dice lo que se planeó. El reporte dice lo que pasó. La oficina de banquetes necesita la diferencia: un conteo final que pasó la garantía, una barra que se quedó abierta media hora más, un mesero que se fue temprano, una silla que se rompió. Sin un reporte escrito, esos datos quedan en la memoria de un capitán y para el lunes ya se perdieron.

También es el comienzo del evento del próximo año. La BEO de un cliente que regresa sale mejor cuando alguien anotó que el brindis duró veinte minutos de más.

Un ejemplo ya llenado

Evento ficticio en un hotel ficticio. Ningún cliente, salón, invitado ni empleado real.

Cena anual del Club de Jardinería Fernwood · EO 2214 · Grand Ballroom · Vie 6 nov 2026 · Capitán J. Example

GTD 180 · Montados 186 · Conteo final 184 · Diferencia +4 sobre la GTD

Equipo: 12 meseros, 4 garroteros, 2 bartenders. Un mesero (A. Placeholder) se fue a las 9:30 pm, enfermo; el capitán cubrió la sección.

Cambios del cliente: barra extendida 30 minutos; 4 invitados extra sentados en la mesa 18.

Comidas especiales: 6 vegetarianas y 2 elaboradas sin ingredientes que contienen gluten, servidas como se planeó. Un invitado de la mesa 4 preguntó por frutos secos en el postre; se consultó con la cocina antes de servir.

Incidentes: ninguno.

Daños y objetos perdidos: una silla con una pata rota, marcada y apartada. Una bufanda gris en la mesa 11, registrada con seguridad.

Próxima vez: el brindis duró 15 minutos más que el programa. Esperar la señal del contacto del cliente para el plato fuerte.

Todos los nombres y datos son inventados.

Cómo escribir uno bueno

• Hechos y horas, no opiniones. "La barra cerró a las 10:30 pm a petición del cliente" le sirve a la oficina. "El cliente fue difícil" no.
• Anote el conteo final que usted contó, no el que le dijeron. Cuente como lo hace su hotel.
• Horas de entrada y salida desde el piso, antes de que la gente se vaya. La oficina las usa para revisar las horas contra el horario.
• Todo lo agregado esa noche va en el reporte, aunque el gerente lo haya aprobado de palabra.
• Alérgenos: lo que pasó, no lo que se planeó. Si la necesidad de un invitado se resolvió con la cocina, dígalo.
• Termínelo antes de salir del edificio. Un reporte escrito a la mañana siguiente es un reporte de memoria.

Esta página trata del papel. Las políticas de su hotel sobre reportes de incidentes, lesiones y facturación van primero; sígalas cuando pidan más.

A dónde va

El capitán lo entrega a la oficina de banquetes esa misma noche o al inicio del siguiente turno. La oficina compara el conteo final y lo agregado contra la BEO, revisa las horas contra el horario y guarda la nota de "próxima vez" con el registro del cliente. Para los documentos de antes del evento, vea la Hoja diaria de eventos y el cronograma minuto a minuto. La lista de verificación del capitán pone el reporte en los pasos de cierre del capitán.

En Hotelwright

Hotelwright está hecho para el antes: leer las BEO, la Hoja diaria de eventos, las etiquetas y, en el plan Equipo, el personal y el horario publicado. Use esta plantilla de papel para el después. Algunos registros que Hotelwright sí guarda ayudan a escribirlo: cada impresión se guarda con su hora, así que puede ver con qué versión de la hoja trabajó el piso; cuando alguien del personal reporta que no puede venir, el turno se marca como "Falta cobertura" y se avisa al gerente y a los capitanes del evento; y en el plan Equipo un gerente puede marcar "Informados" en la pantalla del evento y la hora queda guardada. Las horas en Hotelwright salen del horario programado, no de un reloj checador, así que las horas reales de entrada y salida se quedan en su reporte y en su sistema de control de asistencia.