Guía de inicio y preguntas frecuentes
Centro de ayuda de Hotelwright
El Centro de ayuda de Hotelwright reúne una guía de inicio y las respuestas a lo que más preguntan los gerentes de banquetes: leer y revisar órdenes de evento, confirmar alérgenos antes de imprimir etiquetas, imprimir, planificar el personal, publicar y facturar.
Primeros pasos
¿Qué necesito para empezar?
Tenga a mano lo siguiente:
- Las órdenes de evento de esta semana en un PDF (o la hoja de cálculo que exporta su sistema de reservas)
- Su plantilla de personal en una hoja de cálculo o en una lista simple, o solo los nombres
- La lista de sus salones (o deje que la app los tome de su primera carga)
Todas las pantallas tienen la misma franja arriba: Subir → Revisar → Planificar → Asignar → Publicar → Imprimir. El botón azul de arriba siempre muestra el siguiente paso (por ejemplo Revisar 10 eventos o Cubrir 101 puestos). Si no sabe qué hacer, púlselo.
Con el plan Papeleo solo usa Subir, Revisar e Imprimir.
¿Cómo funcionan los primeros pasos?
Después de iniciar sesión y dar el nombre de su hotel, Hotelwright le guía por 7 pasos cortos. Todo se guarda sobre la marcha. Omitir por ahora deja el punto en su lista para más tarde.
- Su hotel: nombre y datos.
- Su semana: elija Solo el plan Papeleo o Plan Equipo. Elija su estado (fija su zona horaria y sus controles de horario). Revise la zona horaria ahora: se bloquea cuando una semana tiene eventos.
- Su hoja: ponga nombre a su Hoja diaria de eventos (puede cambiarlo) y elija un estilo: Clásico, Compacto o Letra grande.
- Personal por evento (solo plan Equipo): empiece con las proporciones estándar, o elija escribir usted las cantidades.
- Su equipo (solo plan Equipo): elija Hoja de cálculo, Pegar nombres o Más tarde. Si la necesita, puede usar Descargar plantilla (.xlsx).
- Salones y etiquetas: elija Tomarlos de mi primera carga (recomendado) o Pegar mis salones. Luego responda ¿Láser o de tinta? para que la app elija una hoja Avery que no se corra, y elija un estilo de etiqueta.
- Su primera semana: elija Subir las órdenes de evento de esta semana. Si prefiere explorar primero, elija Probar primero una semana de muestra. Son eventos inventados que nunca se publican, y la semana se borra con un clic en Borrar la semana de muestra.
Su lista Preparándose, en el tablero semanal, le muestra lo que falta.
¿Cómo subo mis órdenes de evento?
- Pulse Subir órdenes de evento.
- Suelte el PDF en Suelte aquí el PDF de las EO, o elija un archivo.
- Mire el contador de páginas: Leyendo… 3 de 12. Cuando termina de leer todas las páginas, pulse Continuar para ir a Revisar.
Si la semana ya tiene eventos, la app pregunta qué contiene el archivo:
- Toda la semana: los eventos que falten en el archivo se marcan como posiblemente cancelados.
- Solo algunos eventos: los que no estén en el archivo se quedan como están.
Si una página no se pudo leer, pulse Leer de nuevo. También puede Continuar sin esa página y agregar el evento a mano con Añadir evento.
¿Cómo reviso lo que leyó la app?
Nada del PDF cuenta hasta que usted lo confirma.
- Elija el primer evento de la lista. Los campos en los que la app tiene dudas dicen Revise esto.
- Abra Página para ver la orden de evento junto a los campos. Haga clic en cualquier campo para cambiarlo. La app guarda el valor en papel (En papel: …) junto a su cambio.
- Si un salón de las órdenes no está en su lista, pulse Agregar salones (o Usar el salón que le sugiere).
- Pulse Confirmar para un evento, o Confirmar todo (10) cuando los haya revisado. Siguiente por revisar le lleva al siguiente campo que conviene mirar.
- Si un evento tiene muchos campos poco claros, la app pregunta ¿Confirmar de todos modos? Elija Revisar los campos, salvo que ya los haya comparado con el papel.
¿Cómo planifico el equipo (plan Equipo)?
- Pulse Planificar semana. La app calcula cuántas personas necesita cada cargo a partir de sus proporciones y del conteo del evento: GTD, EXP o Montados, según lo que eligió en Ajustes.
- Haga clic en una cantidad para cambiarla. La cantidad que usted escribe muestra Fijado a mano, y volver a planificar nunca la cambia. Volver a la regla la devuelve a las proporciones.
- Pulse Por qué junto a una cantidad para ver cómo se calculó.
¿Cómo asigno personas a los puestos (plan Equipo)?
- Pulse Cubrir puestos automáticamente. La app cubre todos los puestos que puede sin generar una alerta y le explica por qué quedan los demás sin cubrir (por ejemplo, nadie de su plantilla tiene ese cargo).
- Para cubrir un puesto usted mismo, pulse Elegir. Las personas aparecen en Orden sugerido. Libre ahora y Con alerta le indican quién encaja.
- Si elige a alguien con alerta (horas extra, ya trabaja a esa hora), escriba un motivo breve y pulse Asignar con este motivo. Las alertas nunca le bloquean; quedan registradas.
- ¿No hay nadie disponible? Use Cubrir con agencia y escriba el nombre de la agencia.
Para nombrar a sus capitanes, abra un evento, vaya a Capitanes, pulse Agregar capitán y marque a uno como Líder. Para darle acceso por teléfono, ábralo en Personal y pulse Invitar como capitán.
¿Cómo publico la semana en los teléfonos de mi personal (plan Equipo)?
- Vaya a Publicar. Cada día muestra sus eventos, puestos y alertas.
- Pulse Publicar semana (o Publicar en un solo día).
- Ofrecer todos los puestos sin cubrir restantes al publicar viene activado. Todo puesto sin cubrir pasa a Turnos abiertos para que su personal lo tome. Si no lo quiere, desactívelo antes de publicar.
Su personal ve sus turnos en el navegador del teléfono. Para darles acceso, use Invitar personas en su lista. Con Obtener enlace de invitación puede copiar un enlace y mandarlo por mensaje de texto.
¿Cómo imprimo la Hoja diaria de eventos, el horario y las etiquetas de buffet?
- Pulse Imprimir la semana.
- En Qué imprimir, elija su Hoja diaria de eventos (o Paquete, o Registro de cambios). En Para, elija Día, Semana o Evento, y luego el Idioma.
- Pulse Imprimir los documentos de la semana (o Imprimir 1 documento) y luego Abrir para ver el PDF.
En el plan Equipo, la pantalla Imprimir también imprime el Horario del personal y las Tarjetas de junta previa.
Para las etiquetas de buffet:
- En Imprimir, elija Etiquetas y tarjetas de estación.
- Revise cada plato de cada evento. Cuando la app muestre un aviso como Aviso de palabra: mantequilla puede indicar leche, marque el alérgeno en el plato o pulse No está en este plato.
- Cuando no quede ningún aviso abierto, pulse Verifiqué estos alérgenos con la cocina, y [su hotel] es responsable de ellos.
- Pulse Imprimir etiquetas, o Imprimir el día / Imprimir la semana para todos los eventos confirmados a la vez.
Guías relacionadas
Órdenes de evento y revisión
¿Qué significan GTD, EXP y Montados en Hotelwright?
- EXP es el conteo esperado en la orden de evento.
- GTD es el conteo garantizado.
- Montados es la cantidad para la que se monta el salón.
La Hoja diaria de eventos imprime los tres como EXP / GTD / Montados.
¿Qué conteo sigue el personal?
En el plan Equipo se elige en Ajustes › General, sección Cantidades, en Personal según:
- Garantizado (GTD): usa EXP hasta que llega un GTD. Mientras tanto, el tablero muestra EXP · aún sin GTD.
- Esperado (EXP)
- Montados
- El mayor de los tres
Cada evento indica qué conteo usa, por ejemplo El personal se calcula con el GTD.
¿Cómo sabe la app cuándo vence un GTD?
En el plan Equipo, la misma sección Cantidades tiene GTD vence, días antes (días hábiles o naturales) y GTD vence a las (una hora). El tablero muestra en cada evento GTD vence [fecha], Falta el GTD · vencía [fecha] o GTD confirmado. También puede fijar un Sobremontaje %.
¿La app lee nuestras órdenes de evento sin errores?
No, y no lo pretende. Lee cada página en campos y marca con Revise esto los que no tiene claros. Nada cuenta hasta que una persona pulsa Confirmar. Puede abrir la página de la orden junto a los campos para comparar. Si muchos campos de un evento salieron poco claros, la app pregunta ¿Confirmar de todos modos? antes de dejarle confirmarlo.
Nuestro sistema de reservas no genera PDF. ¿Podemos usar la app?
Sí. Puede importar la hoja de cálculo que exporta su sistema de reservas, o agregar eventos a mano con Añadir evento. No hay que conectar nada a su sistema de reservas.
¿Qué pasa si una orden de evento cambia a mitad de semana?
Suba las órdenes nuevas, o use Avisos de cambio para Subir un aviso de cambio o Escribir un cambio. Un valor que fijó una persona o un aviso nunca se sobrescribe sin preguntarle: la app muestra el conflicto y usted elige qué valor conservar. Si sube Toda la semana, los eventos que falten en el archivo nuevo se marcan Posiblemente cancelado. No se borra nada.
Documentos e impresión
¿Qué significa «Desactualizado»?
Todo documento que imprime se conserva, con fecha y hora. Si un evento cambia después de imprimir, esa copia se marca Desactualizado: [motivo]. Se conserva, nunca se sobrescribe. Imprimir muestra entonces un botón como Reimprimir 2 documentos, y el encabezado de la lista cuenta 2 impresos · 2 por reimprimir.
¿Cómo sé a quién avisar de un cambio?
En Imprimir, abra A quién avisar. Verá cada evento que cambió, qué cambió y Avisar a: [nombres]. Pulse Copiar como texto para pegarlo en un mensaje. El personal con acceso por teléfono también recibe una notificación en Avisos.
¿Puedo deshacer un error?
Sí. Puntos de restauración, en el menú, devuelve la semana a un punto anterior. El Registro de cambios muestra qué cambió y quién lo cambió.
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Etiquetas de alérgenos
¿Por qué debo confirmar los alérgenos antes de imprimir etiquetas?
Hotelwright imprime los alérgenos que usted confirma; no verifica recetas ni ingredientes. Hasta que un gerente confirma un evento, sus etiquetas se imprimen sin las líneas «Contiene», y Imprimir el día / Imprimir la semana dejan ese evento fuera. El botón dice Verifiqué estos alérgenos con la cocina, y [su hotel] es responsable de ellos. La app registra quién confirmó y cuándo (Confirmado por [nombre], [hora]).
¿Qué significa «No está en este plato»?
Cuando el nombre o la descripción de un plato menciona una palabra ligada a un alérgeno, la app muestra un aviso, por ejemplo Aviso de palabra: mantequilla puede indicar leche. Cada aviso se resuelve de una de dos formas:
- marque el alérgeno en el plato, o
- pulse No está en este plato si la cocina le confirma que no lo lleva.
No puede confirmar el evento mientras quede algún aviso abierto. La app le dice cuántos faltan.
¿Puedo confirmar los alérgenos de todos los eventos con un solo clic?
No. Los alérgenos se confirman evento por evento, a propósito, para que nadie apruebe una lista que no ha mirado.
¿Qué anula una confirmación de alérgenos?
Cualquier cambio en un plato de un evento confirmado la anula: el nombre o la descripción en inglés o en español, su lista «Contiene», sus marcas de No está en este plato, o un plato nuevo. Después tiene que confirmar de nuevo.
¿Por qué la etiqueta dice GF y no «sin gluten»?
GF significa Elaborado sin ingredientes que contienen gluten. No es una certificación, así que la app nunca imprime «sin gluten». Los códigos dietéticos y la leyenda salen de un diccionario fijo en inglés y español y nunca se traducen a máquina. En Ajustes › Etiquetas puede activar o desactivar códigos y editar la redacción de su hotel.
¿Qué hojas de etiquetas necesitamos?
- Impresora Láser: Avery 5911
- Impresora de Tinta: Avery 8371
- Estilo Pizarra: Avery 5389 (tarjetas de 4 × 6)
La impresora se elige en los primeros pasos o en Ajustes › Etiquetas.
Personal y horario
¿La app me impide programar a alguien con horas extra?
No. Los controles de horario muestran alertas (horas extra semanales, máximo de horas superado, ya trabaja a esa hora), pero nunca le bloquean. Si asigna a alguien con alerta, la app le pide un motivo breve y lo guarda.
¿Por qué quedan puestos sin cubrir después de cubrir automáticamente?
Cubrir puestos automáticamente solo cubre un puesto si puede hacerlo sin alerta. Luego le explica por qué quedan los demás sin cubrir: por ejemplo, nadie de su plantilla tiene ese cargo, o todos los libres entrarían en horas extra. Cúbralos a mano con Elegir, o use Cubrir con agencia.
¿Cómo funcionan los turnos abiertos?
Si publica con Ofrecer todos los puestos sin cubrir restantes al publicar activado, cada puesto sin cubrir pasa a Turnos abiertos. El personal los ve en su teléfono, en Disponibles, y lo toma con Tomar turno:
- Si el turno encaja con sus horas y los controles de horario, es suyo.
- Si no, la solicitud le llega a usted en Solicitudes para aprobarla o rechazarla.
En Ajustes › Equipo puede hacer que cada solicitud pase primero por usted (Apruebo yo cada solicitud) y fijar en qué orden se ofrecen los turnos.
Personas y acceso
¿Qué puede ver y hacer un capitán?
Un capitán ve toda la semana, pero solo cambia los eventos en los que figura. Los capitanes se nombran en cada evento, en Capitanes: pulse Agregar capitán y marque a uno como Líder. Si un evento no tiene líder, muestra la alerta Falta nombrar al capitán líder.
¿Qué pueden hacer los capitanes?
En Reglas de personal, bajo Qué pueden hacer los capitanes en los eventos donde aparecen, usted elige una de tres opciones para su hotel:
- Marcar tareas hechas (predeterminado)
- Marcar tareas y asignar personas y tareas
- Marcar tareas, asignar personas y tareas, y cambiar cantidades y horarios
¿Mi personal tiene que instalar una app?
No. Capitanes y personal abren un enlace en el navegador del teléfono. Usted los invita desde Personal (Invitar como capitán) o desde su lista Preparándose (Invitar personas). Un enlace de invitación es válido por 7 días. Si el correo está desactivado, la app le da un enlace para copiar y mandar por mensaje de texto.
¿Quién ve nuestros datos y adónde va nuestra orden de evento?
- Cada hotel ve solo sus propios registros. Solo pueden entrar las personas que usted invita.
- Con la lectura con IA activada, las páginas que sube se envían a la API de Anthropic para leerlas en campos (y el texto del menú, si las traducciones sugeridas están activadas). Los registros del personal nunca se envían.
- Puede desactivar cualquiera de las dos funciones en Ajustes, en Lectura con IA, y seguir cargando eventos por hoja de cálculo o a mano.
- Para pedir una copia de los datos de una persona del personal, o que se borre algo, escriba a support@hotelwright.com.
Facturación y planes
¿En qué se diferencian los planes Papeleo y Equipo?
- Papeleo: lectura de órdenes de evento, revisión, tablero semanal, avisos de cambio, Hoja diaria de eventos, paquetes, etiquetas de buffet y tarjetas de estación, y la lista A quién avisar. En inglés y español.
- Equipo: todo lo de Papeleo, más el personal, la asignación, los controles de horario, el horario del personal y las tarjetas de junta previa, el acceso por teléfono para capitanes y personal, la publicación, los turnos abiertos, las notificaciones y las tareas fijas.
Durante una prueba sin tarjeta registrada puede cambiar de plan en Ajustes › Facturación con Usar [plan] durante mi prueba.
¿Qué pasa cuando termina la prueba o si cancelamos?
- Si la prueba termina sin plan, sus datos quedan a salvo y en solo lectura.
- Si cancela, los datos quedan en solo lectura 90 días y después se eliminan. Antes de esa fecha puede descargarlo todo en Ajustes › Sus datos › Exportar todo (ZIP).
- Si hay un pago pendiente, la edición se pausa, pero capitanes y personal pueden seguir viendo y confirmando sus turnos.
Español
¿Funciona en español?
Sí. Todas las pantallas, hojas y avisos están en inglés y en español.
- Use English / Español en el menú para cambiar el idioma de la app.
- En Imprimir, usted elige el Idioma de cada documento.
- Cada persona del personal elige su propio idioma para la app y sus mensajes.
- Las descripciones del menú pueden recibir traducciones sugeridas (Sugerir español), que usted revisa y acepta.
- Los nombres de alérgenos y los códigos dietéticos siempre salen del diccionario fijo.
¿Necesita más ayuda? Pulse Ayuda en la app o escriba a support@hotelwright.com. Indíquenos el nombre de su hotel y en qué pantalla estaba.