Cómo leer una orden de evento de banquetes (BEO)

Qué es una BEO

Una orden de evento de banquetes (BEO), también llamada orden de evento u hoja de función, es el documento que ventas envía a operaciones para cada evento: salón, horas, conteos, menú, montaje y notas. Ventas la redacta, operaciones la ejecuta y todos en el piso trabajan con el mismo papel.

Un evento grande puede tener varias, o una orden con varios eventos. Lea cada evento por separado.

Empiece por el encabezado

Primero van el nombre del evento, la fecha, el salón, el número de orden y el contacto del cliente. Revise dos veces la fecha y el salón. Un evento que cambió de salón es el cambio más fácil de pasar por alto en una semana ocupada.

Busque también la fecha de revisión o la versión. Si es más reciente que la copia que imprimió, lea la nueva completa.

Horas: montaje, inicio, fin y desmontaje

Una BEO suele traer cuatro horas, y cada una significa algo distinto para cada persona:

• Montaje: cuándo se puede armar el salón. Su equipo de montaje trabaja con esta hora
• Inicio: cuándo llegan los invitados o empieza el evento. La hora de llamada de su equipo va antes
• Fin: cuándo termina el evento. El servicio termina antes de que salgan los invitados
• Desmontaje: cuándo hay que dejar libre el salón para el siguiente evento

Conteos: esperado, garantizado y montado

El esperado es la estimación de ventas. La garantía (GTD) es el número al que se compromete el cliente, y de ella parten la cocina y el plan de personal. El montado es cuántos asientos se ponen, normalmente un poco más que la garantía.

Si la garantía todavía no llega, arme el personal con el número esperado y marque el evento; corríjalo cuando llegue la garantía.

Tipo de servicio, menú y barras

El tipo de servicio decide el equipo más que cualquier otra línea. Servido a la mesa, buffet, estaciones, bocadillos pasados y pausa de café necesitan cada uno un número distinto de meseros. Busque vino servido, el número de tiempos y cualquier mesa VIP o principal.

Lea el menú para ver las notas de alérgenos y de dieta, y la sección de barras para ver cuántas hay, si son por cuenta del cliente o de pago por invitado, y el horario.

Qué líneas cambian el personal

Cuando una de estas se mueve, el equipo se mueve con ella:

• La garantía o el conteo montado
• El tipo de servicio o el número de tiempos
• El número de barras, o el horario de una barra
• Una mesa VIP o un servicio con vino servido
• Cualquier cambio de hora o de salón

Cuando la BEO cambia

Los cambios a mitad de semana son el verdadero trabajo. Compare cada BEO revisada con la que ya imprimió y avise del cambio a las personas de ese evento, no a todo el equipo.

De las BEO a un horario de personal cubre la semana completa. En Hotelwright, todo lo impreso que el cambio afecta queda marcado como Desactualizado, y la Hoja Diaria de Eventos se reimprime con los cambios resaltados.