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Plantilla de cronograma minuto a minuto para banquetes
Escrito por una persona que dirige operaciones de banquetes en un hotel ·
El cronograma minuto a minuto, también llamado guion del evento (en inglés, "run of show"), es la línea de tiempo de un evento, desde la primera llamada del personal hasta el final del desmontaje, con quién actúa en cada momento. La BEO le da cuatro horas (montaje, inicio, fin, desmontaje); el cronograma llena todo lo que pasa entre ellas. Abajo tiene una plantilla en blanco y un ejemplo ya llenado, gratis para imprimir.
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Conteos
Contactos
| Momento | Hora | Quién actúa | Qué pasa | Hecho |
|---|---|---|---|---|
| Llamada del personal | ||||
| Salón listo / recorrido | ||||
| Junta previa | ||||
| Puertas | ||||
| Primer servicio | ||||
| Punto del programa | ||||
| Siguiente tiempo / reponer buffet | ||||
| Punto del programa | ||||
| Postre y café | ||||
| Última llamada / cierre de barras | ||||
| Fin del evento | ||||
| Desmontaje terminado | ||||
Hoja de práctica, ajústela a su hotel. De hotelwright.com.
Cronograma, BEO y hoja de funciones
Tres documentos, tres trabajos:
- La BEO dice qué se vendió para un evento: conteos, menú, salón, horas. Vea cómo leer una BEO.
- La hoja de funciones muestra todos los eventos del día juntos. Vea la Hoja diaria de eventos.
- El cronograma muestra un evento por orden de tiempo, momento a momento: cuándo se abren las puertas, cuándo llega la ensalada, cuándo es el brindis y cuándo el piso espera para retirar.
Los eventos con discursos, premios, primer baile o un cambio de salón apretado son los que más lo necesitan. Una pausa de café normalmente no.
La plantilla en blanco
Agregue filas para su programa. Una fila por momento, para que nadie tenga que leer un párrafo a mitad del servicio.
Un ejemplo ya llenado
Evento ficticio en un hotel ficticio. Ningún cliente, salón ni invitado real.
| Hora | Momento | Quién actúa | Qué pasa |
|---|---|---|---|
| 2:00 pm | Montaje | Montajistas | Redondas de 10, mesa principal, podio, pantalla |
| 4:00 pm | Prueba de audio y video | Proveedor de AV, capitán | Micrófono de podio y pantalla probados |
| 4:30 pm | Llamada de meseros | Meseros, garroteros | Montar mesas, agua, pan, mesas de apoyo |
| 5:45 pm | Junta previa | Capitán | Secciones, comidas especiales por mesa, horario |
| 6:30 pm | Puertas, cóctel | Bartenders (2 barras) | Abren ambas barras |
| 7:20 pm | Invitados sentados | Capitán | Ensalada montada, vino servido |
| 7:30 pm | Bienvenida y brindis | Cliente, capitán | No retirar la ensalada hasta que termine el brindis |
| 7:45 pm | Plato fuerte | Meseros a la señal | Primero las comidas especiales, por mesa |
| 8:30 pm | Premios | Cliente, AV | Piso en silencio: no se retira durante los discursos |
| 9:00 pm | Postre y café | Meseros | Café con el postre |
| 10:00 pm | Cierre de barras | Bartenders | Última llamada a las 9:45 pm |
| 10:30 pm | Fin del evento | Capitán | Revisar objetos perdidos |
| 11:30 pm | Desmontaje terminado | Montajistas, meseros | Salón libre para el montaje de la mañana |
Todos los nombres y el evento son inventados.
Cómo escribirlo
- Parta de las cuatro horas de la BEO. Montaje, inicio, fin y desmontaje son el marco.
- Agregue cada llamada del personal. Los montajistas trabajan según el montaje y el desmontaje; meseros, garroteros y bartenders según el inicio.
- Pida el programa al contacto del cliente, no lo saque de memoria: discursos, premios, bailes, el corte del pastel.
- Marque los momentos de silencio. "No se retira durante los discursos" es el momento que más se olvida.
- Un responsable por momento. Si dos personas son responsables, nadie lo hace.
- Póngale versión. Si el cliente mueve los premios, reimprima con una versión nueva y recoja las copias viejas.
Durante el evento
- Lea el horario en la junta previa. Cinco minutos bastan.
- El capitán guarda el cronograma; los meseros solo necesitan los momentos que los mueven.
- Si algo se atrasa, avise primero a la cocina y luego al contacto del cliente. Un brindis tarde mueve el plato fuerte.
- Marque cada momento cuando pase. La hoja marcada es un buen comienzo para la nota de cierre; vea la plantilla de reporte después del evento.
La lista de verificación del capitán cubre el lado del capitán paso a paso.
En Hotelwright
Hotelwright no escribe un cronograma libre. En el plan Equipo, cada evento puede imprimir una tarjeta de junta previa con la línea de tiempo del evento y la hora de llamada de cada cargo, el equipo, la lista de tareas, comidas especiales, mesas VIP, barras y notas, y se puede imprimir con un segundo idioma. El personal ve las tareas de su evento por hora en el teléfono. La lista de tareas predeterminada incluye una junta previa para los capitanes, 45 minutos antes del inicio. Los puntos del programa, como los discursos, se quedan en su propio cronograma o en las notas del evento.
Preguntas
Lo que preguntan los gerentes de banquetes.
¿Qué es un cronograma minuto a minuto de un banquete?
La línea de tiempo de un evento, desde la primera llamada del personal hasta el final del desmontaje, con quién actúa en cada momento.
¿Quién lo escribe?
Depende del hotel. Muchas veces el gerente o el capitán de banquetes lo arma con la BEO y el programa del cliente. Lo escriba quien lo escriba, el capitán debe tener la copia final.
¿Es lo mismo que la BEO?
No. La BEO dice qué se vendió y las cuatro horas principales. El cronograma llena los momentos entre ellas.
¿Lo necesito para cada evento?
No. Una pausa de café o un almuerzo buffet sencillo se trabajan con la BEO. Los eventos con programa o con un cambio de salón apretado son los que más ganan.
¿Sirve para una recepción de boda?
Sí. Cambie las filas del programa por las de la boda: entrada, primer baile, brindis, corte del pastel.