Cuando cambia la orden de banquete (BEO)

1. Pídalo por escrito y sepa quién lo aceptó

Un cambio que solo conoce ventas separa a la cocina del piso. Antes de mover nada, consiga el cambio por escrito (un correo, una BEO revisada, un aviso de cambio) y anote quién del lado del cliente y quién en ventas lo aceptó. Si se dijo por teléfono, anote quién lo dijo y cuándo.

Esta guía cubre lo que hace operaciones con un cambio. Lo que el cliente debe pagar, o si un cambio se permite después de una fecha límite, depende de la política de su propiedad y de su contrato. Siga la política de su propiedad.

2. Compárelo campo por campo

Mire primero la fecha de revisión o la versión. Después anote qué se movió:

• Conteo: esperado, garantizado o montado
• Hora: montaje, inicio, fin o desmontaje
• Salón
• Menú y comidas especiales
• Barras: cantidad, tipo, horas
• Tipo de servicio: de servido a la mesa a buffet, un tiempo más, se agregó vino servido

Un cambio en uno de estos suele mover otros dos o tres. Veinte invitados más en la garantía también mueven el montado, el número de meseros y la línea del buffet.

3. Un recorrido por cada departamento

Hágalo siempre en el mismo orden, para que nada se quede sin revisar.

1. Cocina. El conteo nuevo y cualquier cambio de menú, antes que nada. La cocina es la que más tiempo necesita.
2. Piso. Recalcule el equipo. Si el conteo sube, llame a más gente ahora, porque mientras más tarde pida, menos van a decir que sí. Si baja, decida a quién liberar, y no lo haga por reflejo: a nadie que ya esté asignado se le debe recortar por un número que puede volver a moverse. Revise la fecha límite de la garantía antes de decidir.
3. Salón. Distribución, manteles, cristalería y barras para el conteo nuevo.
4. Papeleo. La Hoja diaria de eventos, la tarjeta de line-up, las etiquetas del buffet, el horario del personal.

4. Retire el papel viejo

Las copias viejas pueden causar montajes equivocados mucho después del cambio. Ponga la fecha y la versión en cada página que imprima, para poder comparar dos copias de un vistazo. Al reimprimir, marque lo que cambió, reparta la copia nueva en la junta previa y recoja la vieja; no ponga la nueva encima de la vieja. Guarde las versiones anteriores en una carpeta para el registro.

5. Avise a las personas de ese evento, no a todo el equipo

Un cambio en una boda del sábado es noticia para quienes trabajan esa boda. Avíseles directamente, en persona o por mensaje, y anote a quién avisó. Avisarle a todos enseña al equipo a ignorar sus mensajes.

6. Lleve un registro de cambios

De cada cambio anote qué cambió, el valor anterior y el nuevo, quién lo cambió, cuándo y cómo le llegó. Toma dos minutos y ayuda a resolver los "a mí nadie me dijo". La hoja imprimible de arriba es un registro que puede guardar en la carpeta.

7. Cómo lo maneja Hotelwright

Hotelwright no escribe las BEO; eso lo sigue haciendo su sistema de ventas o de catering. Las lee, y está hecho para el cambio de mitad de semana.

• Un cambio a la vez, o la semana completa. Aplique un solo aviso de cambio a un evento, o suba la semana revisada y Hotelwright la compara campo por campo. Las líneas que no cambian se quedan como estaban.
• Sus ediciones nunca se sobrescriben en silencio. Un campo que fijó una persona o un aviso anterior aparece como conflicto, con cada valor y quién lo fijó, y usted elige.
• Los conteos se recalculan, pero no por debajo de las personas asignadas (plan Equipo). Los conteos que usted fijó no se tocan, y un conteo sin fijar nunca queda por debajo del número de personas ya asignadas.
• Lo que cambia se marca Desactualizado y se conserva. Una hoja impresa o un juego de etiquetas que el cambio afecta se marca como Desactualizado en vez de reemplazarse; el tablero le dice qué reimprimir. La reimpresión resalta las celdas que cambiaron.
• Un registro de cambios. Se imprime por día o todo lo ocurrido desde la última impresión, con quién hizo cada cambio y de dónde vino. También hay una lista de "a quién avisar" para cada evento que cambió, hecha con las personas asignadas a él (plan Equipo).
• Puntos de restauración. Se crea uno antes de cada carga y de cada aviso de cambio. Un gerente puede volver a uno, y la restauración también queda en el registro.
• Avisos (plan Equipo). Una vez publicado el día, un cambio de salón o de horas, o un movimiento de la garantía del 10 % o más, avisa a las personas de ese evento. El 10 % es un ajuste que puede cambiar.