Guía · Órdenes de evento
BEO vs contrato del evento: para qué sirve cada uno
Escrito por una persona que dirige operaciones de banquetes en un hotel ·
La orden de evento de banquete (BEO) es el documento de trabajo que le dice a la cocina, al piso y al montaje qué hacer en una función; el contrato del evento es el acuerdo entre el cliente y la propiedad. Si una BEO obliga por sí sola es cuestión de la política de su propiedad y de su contrato, no de esta guía. Esta guía describe cómo trabaja operaciones de banquetes con los dos documentos. No es asesoría legal.
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Dos documentos, dos lectores
| Aspecto | BEO | Contrato del evento |
|---|---|---|
| Para qué | Correr la función | Acordar los términos |
| Quién la lee | Operaciones: cocina, capitán, montaje, bar | Ventas, el cliente, finanzas |
| Qué trae | Salón, horas, conteos, menú, montaje, barras, notas | Términos, fechas, compromisos, firmas |
| Cambios | Seguido, hasta el mismo día | Pocos, y de común acuerdo |
| Pregunta que responde | "¿Qué hacemos a las 6 p. m. en el Salón Jardín?" | "¿Qué se acordó?" |
El flujo habitual: ventas acuerda los términos y después escribe la BEO para que operaciones los cumpla. La BEO es donde el acuerdo se vuelve instrucciones.
Dónde se encuentran
Los conteos son el punto de encuentro más claro. El conteo garantizado (GTD) es el número que el cliente confirma antes de la fecha límite, y la cocina y el equipo trabajan con él. Qué pasa si un número cambia después de la fecha límite suele fijarlo el contrato o la política de su propiedad, no la BEO. Vea el conteo garantizado para ver cómo lo trata operaciones.
Qué debe hacer operaciones cuando no coinciden
- No lo resuelva en el piso. El capitán o el gerente de banquetes no es quien decide cuál documento manda.
- Anote las dos versiones y quién dijo qué, con el número de orden.
- Llévelo a quien tiene el contrato (ventas o catering) antes del evento si hay tiempo, y avise a la cocina y al capitán la respuesta que llegue.
- Siga la política de su propiedad. Ella decide cuál tiene prioridad, no esta guía.
Qué no debe hacer operaciones
- Bajar el equipo por debajo de las personas ya asignadas porque el conteo de la BEO parece bajo. Revise la fecha límite y pregunte.
- Tratar un cambio verbal como un cambio de BEO. Pídalo por escrito y compárelo campo por campo. Vea la guía de cambios en la BEO.
Dónde entra Hotelwright
Hotelwright trabaja solo del lado de operaciones. No guarda ni interpreta contratos. Lee las BEO que imprime su sistema de ventas o catering y guarda sus campos, para que el equipo trabaje con un solo juego de números.
- Un campo que fijó una persona o un aviso de cambio nunca se sobrescribe en silencio con una carga posterior; el conflicto se muestra con cada valor y quién lo fijó.
- Lo ya impreso que un cambio afecta se marca como Desactualizado y se conserva, no se reemplaza.
- Los conteos se vuelven a planificar con sus proporciones (plan Equipo) y nunca bajan del número de personas ya asignadas.
Preguntas
Lo que preguntan los gerentes de banquetes.
¿Una BEO es un contrato?
Depende de la política de su propiedad y de su contrato; esta guía no lo dice. En operaciones, la BEO es el documento con el que el equipo corre la función.
¿Qué diferencia hay entre una BEO y un contrato de catering?
El contrato recoge el acuerdo entre el cliente y la propiedad. La BEO lo convierte en instrucciones para la cocina, el piso y el salón.
¿Cuál manda si no coinciden?
Siga la política de su propiedad y lleve la pregunta a quien tiene el contrato. Antes, anote las dos versiones.
¿Quién firma una BEO?
Cada propiedad lo hace distinto. Muchas piden que el cliente la apruebe; siga su propio procedimiento.
¿Hotelwright lee contratos?
No. Lee órdenes de evento, en PDF o en exportaciones de hoja de cálculo, y no interpreta los términos de un contrato.