Guía · Órdenes de evento
BEO, hoja de función y Hoja diaria de eventos: para qué sirve cada una
Escrito por una persona que dirige operaciones de banquetes en un hotel ·
La orden de evento de banquete (BEO), que muchos hoteles también llaman orden de evento u hoja de función, describe una función con todo el detalle; la Hoja diaria de eventos pone todas las funciones del día juntas, en orden de hora. La BEO la escribe ventas; la Hoja diaria de eventos es con la que el equipo corre el día.
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La versión corta
| Aspecto | BEO / orden de evento / hoja de función | Hoja diaria de eventos |
|---|---|---|
| Cubre | Una función | Todas las funciones del día |
| Detalle | Completo: salón, horas, conteos, menú, montaje, barras, notas | Resumen: conteos, horas, salón, quién trabaja |
| La escribe | Ventas o catering, en el sistema de reservas | La oficina de banquetes, con las BEO del día |
| La leen | Cocina, capitán, montaje, bar | Todos, de un vistazo, y la junta previa |
| Cuándo cambia | El cliente cambia la orden | Cuando cambia cualquier BEO de ese día |
Los hoteles no usan todos los mismos nombres. "Hoja de función" es uno de los nombres de la BEO. Algunos hoteles usan "hoja de resumen" o "eventos del día" para la página del día. Use el nombre que su equipo ya dice.
Qué trae una BEO
Encabezado (evento, fecha, salón, número de orden, cliente), las cuatro horas (montaje, inicio, fin, desmontaje), los tres conteos (esperado, garantizado, montados), tipo de servicio, menú, barras, comidas especiales y notas. Léala en ese orden. Cómo leer una BEO va línea por línea.
Qué trae una Hoja diaria de eventos
Los eventos del día, en orden de hora. De cada evento: número de orden, nombre, salón, conteos, tipo de montaje, tipo de servicio, horas, quién trabaja en cada puesto y una línea en blanco por cada puesto sin cubrir. Existe para que nadie tenga que abrir cuarenta BEO para saber dónde es la reunión de las 10:30.
¿Con cuál se trabaja?
- Planificar la semana y el personal: las BEO. Ahí están los conteos y el tipo de servicio.
- Correr el día: la Hoja diaria de eventos. Una copia en la pared de la oficina y una en la mano de cada capitán.
- Montar un salón: la BEO de esa función.
- Cualquier cambio: la BEO. La hoja solo está tan al día como la última BEO con la que se hizo; vuelva a armarla y recoja la copia vieja.
La tarjeta de junta previa es un tercer documento
La tarjeta de junta previa es la página para la junta antes del turno: quién está en el evento, qué pasa, qué recordar. Se arma por evento con los mismos datos, y es parte del plan Equipo. Vea la lista del capitán.
Cómo lo maneja Hotelwright
Hotelwright no escribe BEO; eso lo sigue haciendo su sistema de ventas o catering. Lee las BEO que su sistema ya imprime y arma con ellas la Hoja diaria de eventos.
- Nombre por defecto, su nombre. "Hoja diaria de eventos" es el nombre por defecto. También hay nombres listos para elegir, como Hoja de resumen y Eventos del día, o puede escribir el suyo; el nombre se ve igual en pantalla y en el PDF.
- Se guarda con su hora. Cada hoja impresa se guarda con su hora. Cuando cambia una BEO, la hoja afectada se marca como Desactualizada en vez de reemplazarse, y la reimpresión resalta las celdas que cambiaron.
- Paquete. El paquete de impresión es la Hoja diaria de eventos seguida de las páginas de cada evento.
- Nombres del equipo (plan Equipo). Los nombres en la hoja vienen de las asignaciones, que son parte del plan Equipo. La hoja en sí viene en todos los planes.
Preguntas
Lo que preguntan los gerentes de banquetes.
¿Qué diferencia hay entre una BEO y una hoja de función?
A menudo ninguna. Muchos hoteles usan "hoja de función" como otro nombre de la BEO o de la orden de evento. Revise cómo usa la palabra su propiedad.
¿Qué diferencia hay entre una BEO y una Hoja diaria de eventos?
La BEO cubre una función con todo el detalle. La Hoja diaria de eventos pone todas las funciones del día juntas, en orden de hora, con conteos, horas y quién trabaja.
¿La Hoja diaria de eventos puede reemplazar las BEO?
No. Es un resumen. La cocina y el montaje siguen necesitando el detalle de la BEO de su función.
¿Quién escribe cada una?
Ventas o catering escribe la BEO. La oficina de banquetes arma la página del día con las BEO de ese día.
¿Hotelwright escribe BEO?
No. Lee las BEO que su sistema imprime y arma con ellas la Hoja diaria de eventos, los paquetes y las etiquetas.