Guía · Órdenes de evento
Lista de revisión de la BEO: qué revisar cuando llega una orden
Escrito por una persona que dirige operaciones de banquetes en un hotel ·
Cuando llega una BEO, revise la fecha de revisión, la fecha y el salón, las cuatro horas, los tres conteos, el tipo de servicio, las barras, las comidas especiales y todo lo de las notas que cambie al equipo, y marque lo que falte antes de que alguien planifique con ella. Los doce puntos de abajo llevan unos minutos por orden.
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Los doce puntos
| # | Revisar | Qué buscar |
|---|---|---|
| 1 | Fecha de revisión o versión | ¿Es más nueva que la copia que imprimió? Léala completa |
| 2 | Fecha | Día y semana correctos |
| 3 | Salón | El salón que espera. Una función cambiada de salón es el cambio más fácil de pasar por alto |
| 4 | Cruce de salón | ¿Otra función usa el mismo salón, o uno que se combina con él, en las mismas horas (de montaje a desmontaje)? |
| 5 | Horas | Montaje, inicio, fin y desmontaje, todas y en orden |
| 6 | Conteo esperado | Presente |
| 7 | Conteo garantizado (GTD) | Presente, o en blanco con la fecha límite todavía adelante. En blanco y ya pasada la fecha límite: llame a ventas |
| 8 | Montados | Presente, o el número que va a montar (un poco más que la garantía) |
| 9 | Tipo de servicio y tiempos | Emplatado, buffet, estaciones, canapés pasados, pausa café, solo barra. ¿Vino servido? ¿Cuántos tiempos? |
| 10 | Barras | Cuántas, abierta, de pago o por consumo, y el horario |
| 11 | Comidas especiales y notas de alérgenos | Cantidades y redacción; alérgenos confirmados antes de imprimir cualquier etiqueta |
| 12 | Notas | Mesas VIP o de honor, hora de cóctel, audio y video, todo lo que pida más manos |
Los puntos 6 a 10 y 12 son los que mueven al equipo. Vea meseros por invitado para saber cómo los conteos se vuelven personas.
Qué hacer con lo que encuentre
- Falta una hora o un conteo: márquelo, planifique con el conteo esperado hasta que llegue la garantía y anote a quién le preguntó.
- Dos funciones en el mismo salón: llame a ventas antes de montar nada.
- Redacción de alérgenos poco clara: no adivine. Pregunte y confírmela una sola vez.
- Revisión más nueva que su copia impresa: reimprima, reparta la nueva y recoja la vieja.
Revíselo dos veces
La fecha, el salón y la garantía son campos donde un valor equivocado sale caro. Compárelos con el calendario del sistema de reservas o con la lista del día, no solo con la página.
Cómo lo maneja Hotelwright
Hotelwright lee las BEO que su sistema ya imprime y pone cada evento junto a la página de donde salió, así que las revisiones se hacen en un solo lugar.
- Revisión junto a la página. Lo que el lector no tenía claro aparece resaltado, y nada cuenta hasta que usted lo confirma.
- Alertas, nunca bloqueos. Un evento que necesita revisión, un GTD faltante pasada la fecha límite y dos eventos que se cruzan en un salón se marcan cada uno. La fecha límite es un ajuste (por defecto, mediodía, tres días antes).
- Los salones coinciden con su lista. Los nombres de la página se emparejan con su lista de salones, con sus otros nombres, y los salones que se combinan se revisan juntos.
- Alérgenos. Las etiquetas imprimen solo lo que se confirmó para el evento y avisan cuando los alérgenos no están confirmados.
- Sus cambios se quedan. Un campo que usted corrigió no se sobrescribe con una carga posterior.
Preguntas
Lo que preguntan los gerentes de banquetes.
¿Qué debe revisar un capitán de banquetes en una BEO?
La fecha de revisión, el salón, las horas, los conteos, el tipo de servicio, las barras, las comidas especiales y las notas. La tabla de doce puntos es la lista completa.
¿Qué incluye una lista de revisión de la BEO?
Encabezado (fecha, salón, número de orden), horas, conteos, tipo de servicio, menú, barras, comidas especiales y notas, y si es la última versión.
¿Con cuánta anticipación reviso las BEO de la semana?
Revise cada orden cuando llega y otra vez cuando entra la garantía. El momento justo depende de la fecha límite de su propiedad y de su propia semana.
¿Qué hago si el GTD está en blanco?
Planifique con el conteo esperado y marque el evento. Si ya pasó la fecha límite, pídale el número a ventas.
¿Hay una lista imprimible?
Una plantilla de BEO imprimible con las mismas secciones está en la página de plantilla de BEO.