Plantilla de junta previa para banquetes

La junta previa de cinco minutos, en orden

Una junta previa funciona cuando todos oyen las mismas cinco cosas en el mismo orden. Este es un orden que funciona. Tómelo como punto de partida y ajústelo a su hotel.

1. El evento. Nombre, cliente, salón, número de invitados y hora de puertas. Diga el conteo que cuenta: la garantía si ya llegó, el esperado si no.
2. El menú y las secciones. Tipo de servicio, número de tiempos y quién tiene cada sección, barra o estación. Diga quién lleva la línea del buffet.
3. Comidas especiales y alergias. Léalas por mesa y por nombre, y señale la mesa. Este es el paso que nadie debe saltarse.
4. Lo inusual. Discursos, un primer baile, el pastel que sale antes, una mesa VIP, un cambio desde que se imprimió la BEO.
5. A quién acudir. Diga dónde va a estar parado y a quién preguntar si el capitán está ocupado.

Después marque la hoja: quién informó y a qué hora.

Un guion de ejemplo

Una cena servida a la mesa, ficticia, en el Hotel Harborview, de unas 140 palabras, dicha de pie:

"Buenas tardes. Esta noche es la cena de aniversario Alvarez-Bennett en el Salón Jardín. Ciento cuarenta garantizados, montado para ciento cincuenta, puertas a las seis y media. Tres tiempos, servido a la mesa, vino servido con el plato fuerte. Marta y Dev tienen las mesas uno a siete, Priya y Sam de la ocho a la catorce, Luis está en la barra. En la mesa cuatro hay una invitada con alergia al cacahuete, en el asiento tres. La cocina ya lo sabe. La mesa nueve tiene dos platos vegetarianos. El brindis es a las siete y cuarto, antes de retirar la ensalada, así que no retiren hasta que termine el brindis. El pastel sale con el café, no antes. Yo voy a estar del lado de la mesa principal. Las dudas, conmigo, o con el chef en el pase."

Todos los nombres, el hotel y el evento son inventados.

Temas para los días tranquilos

Cuando la junta es corta porque el evento es sencillo, agregue un tema. Son prácticas, no reglas:

• Estándares de trabajo de apoyo del salón en que están
• Servicio de vino: presentar, servir, qué hacer con una botella vacía
• Recuperación con el invitado: qué decir, a quién avisar, cuándo llamar al capitán
• Un recordatorio de dónde están la leyenda de alérgenos y las etiquetas del buffet

Limítese a lo que las personas que tiene enfrente necesitan para esta noche.

Tarjetas de line-up en Hotelwright

Cada evento puede imprimir su propia tarjeta de line-up. Lleva el resumen del evento (cliente, número de EO, fecha, salón, tipo de servicio y de montaje), los conteos y el que determina el personal, un cronograma con las horas del evento y la hora de llamada de cada cargo, el equipo, la lista de tareas del evento, comidas especiales, mesas VIP, barras y notas. Está hecha para caber en una página; un evento grande continúa al reverso. Si algo cambia después de imprimir, la reimpresión marca las celdas que cambiaron.

La tarjeta se puede imprimir con un segundo idioma, así que cada rótulo sale en los dos. La lista de tareas predeterminada incluye la tarea "Junta antes del turno" para los capitanes, 45 minutos antes de la hora de inicio. En la pantalla del evento, un gerente puede marcar "Informados", y la hora queda guardada.

Las tarjetas de line-up están en el plan Equipo. La Hoja diaria de eventos es la versión de una página de todo el día para la misma junta.