Funciones del gerente de banquetes, semana a semana

Qué es el puesto

El gerente de banquetes hace realidad la orden de evento. Ventas o catering la redacta; el gerente la convierte en un salón, un equipo y un plan, y responde por cómo sale. Trabaja entre cuatro grupos: ventas y catering (lo que se vendió), la cocina (qué se cocina y cuándo), el montaje (el salón) y el equipo de salón (capitanes, meseros, bartenders, garroteros).

Los títulos cambian de un hotel a otro. En unos, el gerente responde a un director de banquetes; en otros, una persona hace los dos trabajos, o un gerente asistente atiende el salón mientras el gerente hace el trabajo de oficina. Lea la descripción de puesto de su propio hotel antes de compararla con otra.

La semana, paso a paso

La carga de papeleo

Detrás de cada semana hay una pila de documentos que arma el gerente: la Hoja diaria de eventos de cada día, los paquetes de evento con las páginas que lleva cada mesero, las etiquetas del buffet y el horario del personal. Buena parte es la misma información de las órdenes de evento, escrita otra vez con otra forma, y cada cambio después de imprimir obliga a repetir parte del trabajo. Reconocerlo con honestidad es el primer paso para decidir qué seguir haciendo a mano.

Las personas

• Turnos repartidos con justicia. Los equipos cambian con cada orden, así que el gerente necesita una forma de ofrecer turnos en la que la gente confíe.
• Equipos bilingües. Si su equipo de banquetes trabaja en inglés y español, al personal le va mejor cuando los horarios, las tareas y las palabras de alérgenos le llegan en el idioma que lee.
• Capitanes. Decida cuánto puede hacer un capitán: marcar tareas, también asignar personas, o también cambiar conteos y horas. Sea claro; evita discusiones en una noche ocupada.

Descripción de puesto (copie y edite)

Gerente de banquetes

Propósito: Dirigir el servicio y el personal de todos los eventos, para que cada evento salga como dice la orden de evento.

Responde a: Director de banquetes (o el título que use su hotel).

Responsabilidades

• Revisar cada orden de evento y confirmar con ventas y catering el salón, las horas, los conteos, el tipo de servicio, el menú y los requisitos especiales.

• Definir el personal de cada evento con la garantía y las guías de personal del hotel.

• Armar, publicar y ajustar el horario del personal; manejar los turnos abiertos y las listas de llamada con justicia y consistencia.

• Hacer la junta previa y recorrer los salones con los capitanes antes de abrir puertas.

• Atender los cambios de conteos, horas y salones, y asegurar que el papeleo reimpreso llegue a las personas correctas.

• Coordinar con la cocina los tiempos, las solicitudes de dieta y las dudas de alérgenos; nunca adivinar una respuesta sobre alérgenos.

• Revisar las horas y las alertas antes de nómina, y anotar el motivo cuando se pasa por alto una regla.

• Capacitar, orientar y, si hace falta, aplicar medidas disciplinarias al personal de banquetes según la política del hotel.

Requisitos: Experiencia en banquetes de hotel o eventos; soltura para leer órdenes de evento; capacidad de dirigir un equipo en días largos y cambiantes; bilingüe en inglés y español es una ventaja. Siga la capacitación de seguridad y las políticas de su hotel.

Agregue sueldo, horario y lugar en su propio anuncio. Esta plantilla no incluye sueldo ni describe a ningún empleador en particular.

Preguntas de entrevista

1. Explíqueme cómo armaría el personal de una cena servida a la mesa para 180 a partir de una orden de evento nueva.
2. La garantía baja 25 la tarde anterior. ¿Qué cambia y a quién avisa?
3. ¿Cómo decide a quién se le ofrece un turno abierto, y cómo se lo explica a la persona que se saltó?
4. Un invitado le dice a un mesero que tiene alergia a los frutos secos. ¿Qué pasa después?
5. Dos eventos empiezan en la misma hora y le faltan dos meseros. ¿Qué hace?

Dónde encaja Hotelwright

Hotelwright arma el papeleo a partir de las órdenes de evento que usted ya recibe: lee los PDF que imprime su sistema de reservas y arma la Hoja diaria de eventos, los paquetes y las etiquetas de buffet. En el plan Equipo también calcula los equipos con sus propias proporciones y arma el horario. No redacta órdenes de evento ni reemplaza su sistema de ventas. En la página principal están los dos planes, Papeleo y Equipo, y una prueba de 14 días sin tarjeta.