Guía · Órdenes de evento
Guion del evento (run of show) vs BEO: qué cubre cada uno
Escrito por una persona que dirige operaciones de banquetes en un hotel ·
La orden de evento de banquete (BEO) enumera lo que el hotel pone en una función, con las horas en que el salón se monta, abre y se desmonta; el guion del evento (run of show) es el programa minuto a minuto de lo que pasa durante el evento. La BEO trae las cuatro horas de referencia; el guion llena lo de en medio.
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Lado a lado
| Aspecto | BEO | Guion del evento |
|---|---|---|
| Pregunta | ¿Qué pone el hotel y cuándo? | ¿Qué pasa y en qué orden? |
| Contenido típico | Salón, montaje, conteos, menú, barras, horas de montaje, inicio, fin y desmontaje | Bienvenida, discursos, tiempos de comida, baile, premios, música |
| La escribe, por lo general | Ventas o catering | El cliente, un planeador o el encargado de audio y video o entretenimiento |
| La lee | Cocina, capitán, montaje, bar | Capitán, audio y video, planeador, a veces la cocina para los tiempos |
| Detalle de hora | Cuatro horas por función | Minuto a minuto |
Los planeadores y clientes pueden llamarlo cronograma, programa o agenda. Muchos hoteles lo anexan a la BEO o copian sus horas clave en las notas. Si el suyo no hace ninguna de las dos cosas, pídalo.
Por qué el capitán necesita los dos
La BEO dice que la cena empieza a las 6:00 p. m. El guion dice que el brindis es a las 6:40 y que el plato fuerte se pide a las 6:55. La primera le dice al equipo cuándo llegar y montar; el segundo le dice al capitán cuándo moverse. Un tiempo emplatado que sale diez minutos antes o después muchas veces es un problema del guion que la BEO no podía mostrar.
Qué pasar del guion a su propia página
- Horas de cada tiempo de comida y cualquier señal que la cocina deba cumplir.
- Discursos, brindis o entretenimiento que detienen el servicio.
- Todo lo que requiera a una persona en una puerta, un escenario o un micrófono.
- Un cóctel que se alarga hasta la cena: cambia el personal de bar, y la BEO debe decirlo.
Póngalo en la página de la junta previa del capitán en vez de dejar que el capitán lea el documento de un planeador. Vea la lista del capitán.
Qué cambia al equipo y qué no
| Cambio | ¿Cambia el número de personas? |
|---|---|
| Un discurso se mueve 15 minutos | No: cambia las señales del capitán |
| Se agrega hora de cóctel antes de la cena | Sí: cambia la proporción de bartenders |
| La cena cambia de hora | No. Las horas de entrada se mueven con ella |
| La garantía cambia | Sí. Meseros, garroteros y bartenders siguen el conteo |
Empiece con los conteos y las horas de la BEO para el equipo, y después ajuste según el guion.
Cómo lo maneja Hotelwright
Hotelwright lee la BEO: salón, horas de montaje, inicio, fin y desmontaje, conteos, tipo de servicio, tiempos de comida, barras, comidas especiales, notas. No lee ni arma un programa minuto a minuto. Lo que el equipo necesite de un guion (una señal, un puesto, una nota para el capitán) va en las notas del evento (o, en el plan Equipo, en sus tareas), y se imprime en la Hoja diaria de eventos (y, en el plan Equipo, en la tarjeta de junta previa).
- Las horas de entrada salen de sus márgenes (plan Equipo). Por defecto la entrada de los meseros es 120 minutos antes del inicio; la de bartenders y ayudantes de bar, 75; la de garroteros, 90. Todo se puede cambiar.
- La hora de cóctel es un campo. Cambia la proporción de bartenders (por defecto de 1 por cada 100 invitados a 1 por cada 50).
- Los cambios se conservan. Si cambia la hora de inicio, lo impreso de ese evento se marca como Desactualizado y se conserva, y la reimpresión resalta el cambio.
Preguntas
Lo que preguntan los gerentes de banquetes.
¿Qué es un guion del evento (run of show)?
El programa minuto a minuto de un evento: qué pasa, en qué orden y quién lo hace.
¿El guion es lo mismo que una BEO?
No. La BEO cubre lo que pone el hotel y las horas de referencia. El guion cubre el programa dentro de esas horas.
¿Quién escribe el guion?
Por lo general el cliente, el planeador o el encargado de audio y video o entretenimiento. Algunos hoteles escriben una versión más sencilla.
¿Planifico el personal con la BEO o con el guion?
Con los conteos, el tipo de servicio y las horas de la BEO; después ajuste según las señales del guion.
¿Hotelwright lee un guion del evento?
No. Lee la BEO. Las señales que el equipo necesite se pueden agregar a las notas del evento.