Guía · Órdenes de evento
El conteo garantizado (GTD), visto desde operaciones
Escrito por una persona que dirige operaciones de banquetes en un hotel ·
El conteo garantizado (GTD) es el número de invitados al que se compromete el cliente antes de la fecha de cierre, y es el número con el que prepara la cocina y arma el personal la oficina de banquetes. No es lo mismo que el esperado (la estimación de ventas) ni que el montado (los asientos que se ponen), y esta página explica qué número usar y cuándo.
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Esperado, garantizado, montado: tres números, tres tareas
| Conteo | Qué es | Para quién |
|---|---|---|
| Esperado (EXP) | La estimación de ventas, anotada al reservar la orden | Planeación temprana, y el personal solo hasta que llegue la garantía |
| Garantizado (GTD) | El número al que se compromete el cliente antes del cierre | La preparación de la cocina y el personal |
| Montado (en la app: Cubiertos) | Cuántos asientos se ponen en el salón | El equipo de montaje. Puede ser un poco más que la garantía |
En una BEO aparecen lado a lado, por ejemplo "EXP 190, GTD 180, Montado 186". Lea los tres. Un montado muy por encima de la garantía, o un GTD todavía en blanco a pocos días, vale una llamada a ventas. Vea cómo leer una BEO para el resto de la página.
El cierre
La garantía tiene un cierre porque la cocina tiene que pedir y preparar, y el piso tiene que programarse, antes del día. El cierre es el último momento en que el cliente puede darle un número para trabajar. Algunas oficinas de banquetes lo fijan unos días antes del evento.
En Hotelwright el punto de partida es el mediodía, tres días antes del evento, contados en días naturales. Un hotel puede cambiar los días y la hora, y contar solo días hábiles (de lunes a viernes). Un evento que sigue sin garantía una vez pasado el cierre queda marcado.
Antes de que llegue el GTD
Mientras no llegue la garantía, arme el personal con el número esperado y marque el evento. Así no se queda corto el día del evento, y la duda queda visible en el horario y no en la cabeza de alguien. Cuando llegue la garantía, cámbiese a ella y revise el equipo.
Si es probable que el conteo se mueva, vigile la fecha de cierre, no el número de la primera estimación.
Sobremontaje
Algunas oficinas de banquetes ponen unos asientos por encima de la garantía, para cubrir a unos cuantos invitados de último momento. Ese extra es el sobremontaje (overset). Hotelwright muestra un montado igual a la garantía más un porcentaje de sobremontaje cuando la orden no trae uno: por defecto 3 por ciento, redondeado hacia arriba, así que una garantía de 180 muestra un montado de 186. Un montado que viene en la orden, o que una persona escribe, nunca se reemplaza por el cálculo, y el porcentaje es un ajuste que el hotel cambia.
Cuando la garantía se mueve
Digamos que la garantía de una cena servida a la mesa sube de 180 a 200. Con 1 mesero por cada 20 invitados, el equipo pasa de 9 a 10 meseros. Llame a alguien ya, no en el cierre.
Cuando baja de 180 a 160, el equipo baja de 9 a 8 meseros en papel. No recorte por reflejo a quien ya está programado. Decida a quién liberar, y dígalo. En el plan Equipo, el conteo nunca baja del número de personas ya asignadas; el puesto muestra "1 de más" y usted decide a quién liberar. Un conteo que una persona escribió se queda como se escribió.
Avise solo a las personas de ese evento, y reimprima lo que cambió. Vea cómo manejar un cambio de BEO.
Qué número manda el personal en Hotelwright
El personal es parte del plan Equipo. Por defecto, Hotelwright arma el personal con la garantía y usa el número esperado hasta que llega el GTD. Un hotel puede cambiar la base al esperado, al montado o al más alto de los tres. La pantalla del evento siempre muestra qué número manda al equipo y por qué, para que nadie arme un 300 con un 250 viejo. Un conteo que usted escribe se bloquea, y volver a calcular el plan nunca lo toca. Vea personal de banquetes que sigue a la garantía.
A qué compromete la garantía al cliente
A qué compromete la garantía al cliente lo fijan su contrato y su equipo de ventas. Esta página trata solo del lado de operaciones: con qué número preparar y armar el personal.
Preguntas
Lo que preguntan los gerentes de banquetes.
¿Qué significa GTD en una orden de evento de banquetes?
GTD es el conteo garantizado: el número de invitados al que se compromete el cliente antes de la fecha de cierre. Las oficinas de banquetes arman el personal y cocinan con la garantía, y usan el número esperado hasta que llega.
¿Qué diferencia hay entre el conteo garantizado y el esperado?
El esperado es la estimación de ventas, anotada al reservar la orden. El garantizado es el número que el cliente confirma antes del cierre. El esperado sirve para planear temprano; la garantía es de la que parten la cocina y el equipo.
¿Se arma el personal con la garantía o con el montado?
Con la garantía, en cuanto llegue. El montado son los asientos que se ponen, que pueden ser un poco más que la garantía, así que es un número de montaje, no de servicio. Algunos hoteles arman el personal con el montado o con el más alto de los tres, y eso lo decide cada casa.
¿Qué es el sobremontaje?
Los asientos extra que se ponen por encima de la garantía, para cubrir a unos cuantos invitados de último momento. Hotelwright muestra la garantía más un porcentaje de sobremontaje (3 por ciento por defecto) cuando la orden no trae montado.
¿Qué pasa si la garantía baja cuando el horario ya salió?
El requisito del equipo puede bajar, pero las personas ya programadas siguen en el horario hasta que usted decida a quién liberar. En Hotelwright el puesto muestra cuántos quedan "de más", y no se quita a nadie en automático.
¿Cuándo vence la garantía?
Lo fijan su contrato y su equipo de ventas. El punto de partida de Hotelwright es el mediodía, tres días antes del evento, y el hotel puede cambiarlo.