Plantilla de orden de evento de banquete (BEO)

Para quién es esta plantilla

Ventas o catering redacta la BEO. Operaciones (la oficina de banquetes, la cocina, los capitanes y el equipo de montaje) trabaja con ella. Este formato está pensado para el segundo grupo: pone arriba las líneas que cambian el personal, la preparación y el montaje, y deja fuera lo que pertenece al contrato. Úsela si arma su primera plantilla, si revisa la que tiene o si enseña el formato.

La plantilla en blanco

Los precios se quedan en su sistema de ventas. Este formato cubre lo que el piso y la cocina necesitan para trabajar.

Un ejemplo ya llenado

Evento ficticio en un hotel ficticio. Ningún cliente, salón ni invitado real.

Leyenda: V vegetariano. GF elaborado sin ingredientes que contienen gluten.

Cómo llenar cada sección para que operaciones pueda trabajar con ella

Encabezado. Ponga la fecha de revisión o la versión junto al número de orden, en el mismo lugar en todas las órdenes. Es lo primero que el piso compara con la copia de la pared.

Horas. Anote las cuatro: montaje, inicio, fin y desmontaje. El montaje es cuándo se puede armar el salón, el inicio es cuándo llegan los invitados o empieza el evento, el fin es cuándo termina, y el desmontaje es cuándo hay que dejar libre el salón para el siguiente evento. Cada una decide la llamada de un equipo distinto.

Conteos. Ponga el esperado, el garantizado y el montado lado a lado, y anote cuándo vence la garantía. El esperado es la estimación de ventas. La garantía es el número al que se compromete el cliente antes del cierre, y de ella parten la cocina y el equipo. El montado es cuántos asientos se ponen, que pueden ser un poco más que la garantía. En el ejemplo, 190 esperados, 180 garantizados y 186 montados le dicen todo al piso en una línea. Vea el conteo garantizado.

Salón. El tipo de montaje y si hay diagrama adjunto. Un diagrama le ahorra una llamada a la 1:55 pm.

Servicio. El tipo de servicio mueve al equipo más que cualquier otra línea. Anote el tipo, el número de tiempos y si el vino se sirve en la mesa. Un cóctel también cambia el número de bartenders.

Menú. Una línea por platillo con sus códigos de dieta. Anote los alérgenos como "por confirmar con la cocina" hasta que alguien los revise, para que nadie imprima ni publique una línea de alérgenos que nadie verificó.

Barras. El número de barras y el horario de cada una pesan más que el total de invitados. Abierta, de pago y por consumo le dicen a los bartenders cómo se cobra la barra; los precios se quedan en su sistema de ventas.

Comidas especiales y VIP. Cantidades y necesidades, y el número de mesas VIP o principales. Una mesa VIP suele necesitar más manos.

Audio y video, proveedores y notas. Horas de llegada de los proveedores externos y todo lo que el piso no puede adivinar.

Por qué importa la fecha de revisión

Una BEO cambia después de repartirse: se mueve la garantía, se cambia un salón, se agrega una barra. Todos en el piso necesitan saber cuál copia es la vigente. Una fecha de revisión en cada página permite al capitán comparar el papel que tiene en la mano con el más reciente en segundos. Cuando la BEO cambia, compárela con la que ya imprimió y avise solo a las personas de ese evento. Cómo manejar un cambio de BEO lo explica.

De la BEO al equipo

Con la BEO completa, el equipo se desprende de ella. Con 180 invitados, una cena servida a la mesa parte de 9 meseros (180 entre 20), y de 12 si se sirve vino en la mesa (180 entre 16, redondeado hacia arriba). En el plan Equipo, Hotelwright calcula estas cifras para cada evento. Vea cuántos meseros por invitado. Para pasar del papel al horario de la semana, lea cómo lee operaciones una BEO y cómo armar el personal de banquetes desde la BEO.