Guía · Órdenes de evento
¿Quién escribe la BEO y quién recibe una copia?
Escrito por una persona que dirige operaciones de banquetes en un hotel ·
La orden de evento de banquete (BEO) la escribe por lo general ventas o catering en el sistema de reservas del hotel, y después se envía a todos los que tienen que actuar con ella: la cocina, el capitán de banquetes, el montaje, el bar y la oficina de banquetes. Cada uno necesita una parte distinta de la página, y una BEO revisada tiene que llegar a las mismas personas que la primera.
Prueba de 14 días sin tarjetaEnglish · Español
Quién la escribe
Ventas o catering escribe la BEO con lo que el cliente acordó. La oficina de banquetes por lo general no la escribe; la lee y la convierte en un plan. Hotelwright sigue esa división: su sistema de ventas o catering sigue escribiendo las BEO, y Hotelwright las lee.
Quién recibe una copia y qué toma de ella
Es una lista de partida. Manda la lista de envío de su propiedad.
| Quién | Qué toma de la BEO |
|---|---|
| Cocina / chef | Menú, tiempos, conteo (garantizado), comidas especiales, notas de alérgenos, horas de servicio |
| Capitán de banquetes | Todo: salón, horas, conteos, tipo de servicio, barras, mesas VIP, notas |
| Meseros | Salón, tipo de servicio, tiempos, horas, comidas especiales |
| Bartenders y ayudantes de bar | Barras (cuántas, abierta, de pago o por consumo), horario, hora de cóctel |
| Montaje / montajistas | Salón, tipo de montaje, montados, horas de montaje, inicio, fin y desmontaje |
| Oficina de banquetes / gerente | Todo, para planificar y detectar conflictos |
| Stewarding | Conteos, tipo de servicio, necesidades de vajilla y cristalería |
| Audio y video o ingeniería | Notas de audio y video, salón, horas de montaje y desmontaje |
| Ventas o catering | Su propia copia, para el cliente |
Stewarding, audio y video e ingeniería son destinatarios comunes, pero qué departamentos reciben una BEO lo decide cada propiedad.
Mande la misma versión a todos
El riesgo de una lista de envío no es olvidar a alguien el primer día. Es que solo algunos reciban la revisión. Cuando una BEO cambia, mándela a la misma lista, ponga la fecha y la versión, y recoja la copia vieja. Para el recorrido que sigue, vea cómo manejar una BEO revisada.
No todos necesitan la página completa
Un garrotero no necesita las notas de facturación, y un montajista no necesita la carta de vinos. Una página más corta por puesto es más fácil de seguir en un piso ocupado. La Hoja diaria de eventos, la tarjeta de junta previa y las listas de tareas por evento son las versiones cortas que muchos equipos ya usan (la tarjeta de junta previa y las listas de tareas son parte del plan Equipo). Vea la Hoja diaria de eventos y la lista del capitán.
Cómo lo maneja Hotelwright
- Paquete. El paquete de impresión es la Hoja diaria de eventos seguida de las páginas de cada evento, repetidas una vez por cada mesero asignado en el plan Equipo. En el plan Papeleo usted escribe el número de copias.
- Teléfonos (plan Equipo). El personal recibe sus turnos en el teléfono, en inglés o en español, y los confirma con un toque.
- Aviso de cambios (plan Equipo). Después de publicar un día, un cambio de salón o de horas, o un cambio de conteo igual o mayor al umbral que usted fije, avisa a las personas de ese evento. El umbral es un ajuste.
- Desactualizado, no sobrescrito. Lo impreso que un cambio afecta se marca como Desactualizado y se conserva, para que sepa qué copias reemplazar.
Preguntas
Lo que preguntan los gerentes de banquetes.
¿Quién prepara una BEO?
Ventas o catering, por lo general en el sistema de reservas del hotel, con lo que el cliente acordó. Operaciones la lee y la corre.
¿Quién debe recibir una orden de evento de banquete?
Todos los que tienen que actuar con ella: la cocina, el capitán, el montaje, el bar y la oficina de banquetes, más los demás departamentos que incluya su propiedad.
¿Todos los departamentos necesitan la BEO completa?
No. La mayoría solo necesita su parte. Muchos equipos reparten una página más corta, como la Hoja diaria de eventos o la tarjeta de junta previa.
¿Qué pasa cuando se revisa la BEO?
Debe llegar a las mismas personas que la primera, marcada con la fecha o la versión, y la copia vieja debe salir de circulación.
¿Hotelwright manda las BEO a la cocina?
No como BEO: imprime las páginas de sus eventos en el paquete y, en el plan Equipo, envía al personal sus turnos y los cambios.