Plantilla de horario para personal de banquetes

Por qué el horario de banquetes se arma por evento

Un horario de restaurante parte de un turno fijo: almuerzo, cena, cierre. Un equipo de banquetes parte de la orden de evento. Una boda servida a la mesa el viernes para 180 necesita un equipo distinto de un desayuno para 25 ese mismo viernes, y los dos pueden estar en el mismo edificio. Por eso el horario es una lista de eventos, cada uno con sus cargos y sus horas, y la semana de una persona es la suma de los eventos en que trabaja.

También por eso el horario de banquetes cambia a mitad de semana. Cuando se mueve la garantía, el equipo de ese evento se mueve con ella.

Cómo llenarla, en orden

1. Anote los eventos de la semana. Un grupo por evento, en orden de hora, con su salón.
2. Calcule el equipo de cada uno. Parta de sus proporciones: meseros, bartenders, garroteros, capitanes y montajistas. La guía de meseros por invitado trae puntos de partida.
3. Fije las horas de llamada y de salida a partir de las horas del evento, cargo por cargo (abajo).
4. Ponga los nombres en las filas. Deje en blanco la fila que todavía no tiene a nadie.
5. Agregue horas y descansos y revise los totales.
6. Publíquelo y luego recoja las confirmaciones.

El paso a paso, de las órdenes de evento a un horario publicado, está en Cómo armar el personal de banquetes desde la BEO.

Una semana de ejemplo, llena

Una semana ficticia en el Hotel Harborview con tres eventos: un desayuno de reunión de ventas el martes, una cena de boda servida a la mesa el viernes y una recepción con buffet el sábado. Los nombres son inventados.

Horas de llamada y de salida por cargo

La llamada se puede fijar por cargo, no una sola hora para todos. Estos son los valores con que Hotelwright empieza un hotel nuevo. Cámbielos según el estándar de su hotel.

Una pausa de café se llama 60 minutos antes del inicio de forma predeterminada. Los montajistas siguen las horas de montaje y desmontaje del salón en vez de un margen, porque un montajista puede cubrir varios eventos en un día.

Antes de publicarlo, revise las horas

Lea la semana una vez, pensando en horas, antes de ponerla en la pared. Busque:

• Alguien por encima de su límite de tiempo extra del día o de la semana
• Un descanso para comer que falta o que es muy corto para la duración del turno
• Una persona en dos eventos a la vez, o sin descanso suficiente entre un día y otro
• Un turno más corto que su mínimo

Tómelos como avisos para revisar, no como bloqueos. Puede haber una buena razón para dejar uno, y cuando lo haga, anote el motivo. En Hotelwright se llaman Controles de horario (en el plan Equipo): la aplicación avisa y nunca le impide seguir. Las reglas cambian según el estado, la ciudad y el empleador, así que revise las que le aplican; esta página no es asesoría legal.

Cópiela a una hoja de cálculo

Si lleva el horario en Excel o Sheets, use el mismo orden de columnas de la hoja imprimible: Día, Evento, Salón, Cargo, Nombre, Llamada, Salida, Descanso, Confirmado. Ordene por Nombre para ver la semana de una persona y por Día para ver el piso.

En el plan Equipo, Hotelwright exporta los turnos como archivo de 7shifts, archivo de When I Work, o un CSV o Excel genérico. Los archivos de 7shifts y When I Work usan los nombres de campo documentados de esas aplicaciones. Esta hoja imprimible es para usarse a mano.

Mantenerlo al día a mitad de semana

El horario queda desactualizado el día que se mueve una garantía, cambia un salón o alguien avisa que no viene. Marque la copia vieja, publique la nueva y avise solo a las personas del evento que cambió. La rutina está en la guía de cambios de la BEO. En el plan Equipo, los turnos se publican en el teléfono de cada persona en inglés o español, la persona confirma con un toque, y un cambio después de publicar avisa a la gente de ese evento.