Cómo lograr que el personal de banquetes confirme sus turnos

Por qué un horario publicado no es un horario confirmado

Los equipos de banquetes cambian de una semana a otra, la garantía se mueve y la gente tiene otros trabajos y otra vida. Un nombre en el horario quiere decir "asignado". La respuesta de la persona lo hace "confirmado". Mantener las dos cosas separadas le dice dónde está el riesgo: una cena del viernes con todos los turnos confirmados es más segura que una donde la mitad de los nombres aún espera respuesta.

Una rutina que funciona

1. Publique con tiempo suficiente. Avise cuándo está el horario. Algunos lugares fijan el aviso por ley; revise el suyo. Esta página no cita ninguno.
2. Fije una hora límite de respuesta y dígala al publicar: "por favor confirme antes del miércoles al mediodía."
3. Revise a la hora límite. Haga la lista de quién no ha contestado, por evento, empezando por los eventos más grandes.
4. Insista por evento, no por persona. Los capitanes pueden hablar con su propio equipo.
5. Tenga cobertura lista para cualquier turno sin respuesta cerca de la fecha, desde su lista de llamada.
6. Avise a las personas de un evento cuando cambie, y solo a ellas. Vea cambios de la BEO.

Asignado o confirmado: qué significa cada uno

Confirmar no cambia el conteo. Le dice qué tan seguro puede estar de que la persona llegará.

Lo que ve la persona en el plan Equipo

• Los próximos 14 días de turnos, cada uno con hora de llamada, salón, evento, cargo y descanso
• Confirmar o rechazar con un toque
• Su disponibilidad, una forma de reportar una ausencia y quién más trabaja en sus eventos
• Inglés o español, el que elija

Abren los turnos en el navegador del teléfono desde una invitación por correo, sin descargar ninguna app. La invitación vence a los 7 días.

Lo que ven usted y los capitanes

Los capitanes ven la semana y sus propios eventos en detalle: el equipo, quién confirmó y quién no, y las tareas del evento. Lo que un capitán puede cambiar lo decide usted en cada hotel: solo marcar tareas; también asignar personas y tareas; o también editar conteos y horas del evento.

Si alguien no puede ir

Hay dos caminos, según qué tan lejos esté la fecha.

• Con suficiente anticipación: la persona devuelve el turno y se vuelve a publicar para otra persona.
• Demasiado cerca: cuenta como ausencia. El turno pasa a Falta cobertura, se les avisa a usted y a los capitanes de ese evento, y sus tareas quedan marcadas para que nada se pierda.

"Con suficiente anticipación" es un ajuste del hotel, la ventana de devolución. Si no ha fijado una, Hotelwright usa 24 horas antes de la hora de llamada. La pantalla le dice a la persona qué camino aplica antes de tocar. Usted elige quién cubre con el Orden sugerido o vuelve a publicar el turno como turno abierto.

Cuando el evento cambia después de que confirmaron

Un cambio después de publicar solo les llega a las personas de ese evento. Si la garantía se mueve un 10 % o más (el punto de partida; es un ajuste del hotel), o cambia una hora o un salón, se les avisa y queda resaltado en la reimpresión. Las personas pueden silenciar los avisos de rutina; las ofertas de turnos siempre llegan.

En Hotelwright

Los accesos de capitanes y del personal, la publicación, los turnos abiertos y los avisos están en el plan Equipo. Vea la app para capitanes y personal, software para horarios de banquetes y cómo armar el personal desde la BEO. Si trabaja en papel, la plantilla de horario del personal de banquetes tiene una columna Confirmado.