Qué hacer cuando a un evento de banquetes le falta personal

1. Revise el conteo antes de perseguir gente

Un faltante puede ser un número equivocado y no una persona que falta. Revise de qué conteo sale el equipo. Hotelwright calcula con la garantía cuando ya llegó y con el número esperado mientras tanto, salvo que su hotel esté ajustado al esperado, a los montados o al mayor de los tres. Un evento sin garantía cerca de la fecha queda marcado.

• Si el plan se calculó con un número esperado viejo, el faltante puede desaparecer o crecer cuando llegue la garantía.
• Si una persona escribió un conteo para un cargo, ese conteo queda fijo y volver a calcular el plan nunca lo cambia.

Vea el conteo garantizado.

2. Lea el faltante por cargo

Un ejemplo. Una cena servida a la mesa para 180 invitados con una barra y montaje de mesas redondas, con las proporciones de partida de Hotelwright:

Las cuentas: 180 entre 20 son 9 meseros; un garrotero por cada 3 meseros son 3; 180 entre 100 redondeado hacia arriba son 2 bartenders; un ayudante de bar empieza en 101 invitados; un capitán desde 50 invitados; mesas redondas con 101 invitados son 2 montajistas. Fíjese en que los garroteros siguen a los meseros: el número de garroteros sale del número de meseros que pide el plan, así que si bajan los invitados y baja el número de meseros, también puede bajar un garrotero cuando el plan se vuelva a calcular.

3. Cubra el hueco

Los turnos abiertos se ofrecen según su calendario: primero el personal de planta, luego cada grupo de llamada y la agencia, con la espera que usted fije. La primera persona que toca se lo queda. Si tomarlo haría saltar un control de horario, el toque se vuelve una solicitud que usted aprueba o rechaza.

4. Revise las horas antes de decir que sí

Cubrir un hueco muchas veces significa darle más horas a alguien. Antes de confirmar, mire las horas semanales, el descanso y los turnos a la vez.

5. Si no puede cubrirlo

Decida con los datos a la vista, no dejando que el número se deslice:

• Avise pronto a ventas. Un tipo de servicio que necesite menos gente, o una garantía menor, es decisión del cliente y de ventas, no solo de la oficina de banquetes.
• Reduzca la carga, no el estándar. Por ejemplo, pase una tarea al capitán o cambie la disposición de una estación, si el estándar de su hotel lo permite.
• Anote lo que decidió y quién estuvo de acuerdo. Si el evento sale corto, usted quiere una nota, no un recuerdo.

Puede escribir un conteo menor para un cargo en un evento. Queda guardado como decisión de una persona. Hotelwright nunca baja el conteo por debajo de las personas que ya asignó; si tiene más asignados de los que pide el plan, el puesto muestra "N de más" y usted decide a quién liberar.

En Hotelwright

Cada faltante aparece como una alerta en el evento. La Hoja diaria de eventos y el horario del personal se actualizan al asignar, y lo que ya se imprimió se marca como Desactualizado y se guarda. Las alertas de faltante, el Orden sugerido y los turnos abiertos son funciones del plan Equipo. Vea software para horarios de banquetes, cómo armar el personal desde la BEO y la app para el personal de banquetes.